Durante los primeros años de vida de tu empresa, el software contable estuvo lejos de ser una prioridad para el negocio (y es correcto que así lo fuese). Antes de organizar la información fiscal, el foco suele estar en implementar las herramientas de software que afectan directamente en el Marketing, Ventas y/o Operaciones y Administración de la empresa. Es decir, todo aquello que impacta sobre la operatoria diaria y la generación de resultados.
Con el crecimiento de tu empresa, la perspectiva comienza a cambiar (o debería hacerlo). La gestión contable y financiera evoluciona desde un enfoque reactivo y basado en datos pasados hacia una visión proactiva y orientada al futuro.
Sin embargo, las pymes suelen iniciar su viaje contable con un control artesanal de ingresos y egresos, utilizando herramientas como hojas de cálculo de Excel. Este enfoque, aunque familiar y accesible, conlleva limitaciones en términos de capacidad de análisis, precisión y escalabilidad. Para complementar esta práctica inicial, seguramente recurriste al asesoramiento impositivo externo proporcionado por un estudio contable.
No obstante, esta asesoría se basa en datos históricos y no necesariamente ofrece una visión completa y proyectiva de la situación financiera de la empresa. Para ayudarte a profesionalizar tu organización, en este artículo exploramos paso a paso los principales aportes que puede ofrecerte una herramienta contable y qué aspectos tener en cuenta a la hora de comenzar a implementarla.
A medida que las operaciones comerciales crecen en complejidad y volumen, surge la necesidad de una gestión más profesional y precisa. Aquí es donde entran en juego las características de un software contable, una herramienta que permite almacenar, organizar y analizar la información financiera de manera estructurada y en tiempo real.
Aquí suele darse el primer paso para dejar las planillas de cálculo: la contratación de un software contable gratis, generalmente de origen local, marca un hito en la evolución contable de la empresa.
Ahora, los datos se registran de manera ordenada y lógica, lo que facilita la generación de informes contables e impositivos necesarios para cumplir con las regulaciones fiscales.
Sin embargo, en esta etapa, la herramienta contable se utiliza principalmente como una herramienta de cumplimiento legal/fiscal, pero no contribuye en nada a la toma de decisiones ni de gestión.
Es decir, sigue siendo una herramienta casi exclusivamente para cumplir con los requerimientos fiscales y legales de la empresa, casi como “un mal necesario”.
A medida que la empresa crece y diversifica sus operaciones, los flujos de ingresos y gastos se vuelven más complejos, al igual que la gestión de recursos humanos.
Es en este punto donde suele surgir la necesidad de contar con un departamento administrativo más completo, que incluya roles como: responsable de compras, cuentas por cobrar y por pagar, analista impositivo y analista de inversiones o flujos de fondos.
Es crucial que en esta etapa el software esté a la altura de las necesidades de la empresa, proporcionando herramientas de gestión avanzadas de análisis y pronóstico.
Además, debe tener la capacidad de escalar junto con la empresa, adaptándose a su crecimiento y diversificación.
Es decir, haber alcanzado este punto no significa que las necesidades futuras sean iguales, y la plataforma escogida debe acompañar estas posibilidades sin necesidad de pensar en migrar de software contable comercial una vez más.
Una herramienta contable no es solo una plataforma para registrar transacciones financieras. Es un sistema integral que automatiza procesos contables, facilita la generación de informes financieros, mejora la precisión de la información y reduce el riesgo de errores humanos.
Entre las funciones clave de un software de gestión contable se encuentran:
Lo sabemos: quizás la contratación de una solución contable para gestionar tu negocio no es de lo más emocionante que te ha pasado en el año.
Sin embargo, para lograr el objetivo de un crecimiento económico y financiero sostenible de la empresa, las herramientas contables son un nexo casi indispensable.
Por eso, a continuación te presentamos algunas señales que indican que ya es momento de considerar seriamente la contratación de un software de este tipo para tu compañía.
La gestión ineficiente de las cuentas por cobrar y por pagar puede conducir a problemas de flujo de efectivo y a retrasos en los pagos. Si la empresa experimenta dificultades para mantener actualizados estos registros, es hora de considerar un herramienta contable que automatice y agilice estos procesos.
Un inventario desactualizado o mal gestionado puede llevar a pérdidas financieras significativas debido a la obsolescencia de los productos o a la falta de disponibilidad de los mismos cuando los clientes los soliciten.
Para brindar un servicio al cliente eficiente y mejorar las ventas, es fundamental contar con información precisa sobre la disponibilidad de productos. De lo contrario, los equipos de ventas no podrán tener acceso inmediato a datos actualizados sobre la disponibilidad de productos, lo que les impedirá ofrecer respuestas rápidas y precisas a los clientes.
Si los registros contables de tu empresa se limitan a cumplir con los requisitos fiscales y no se utilizan para tomar decisiones estratégicas o para comprender el rendimiento financiero de la empresa, es probable que se esté desaprovechando el potencial de la contabilidad como una herramienta de gestión empresarial.
Si la empresa trabaja por proyectos o tiene varios centros de costos, la falta de visibilidad sobre el rendimiento individual de cada uno puede dificultar la identificación de áreas de mejora y la asignación eficiente de recursos.
Depender de informes financieros periódicos y retrospectivos puede limitar la capacidad de la empresa para tomar decisiones rápidas y adaptarse a los distintos cambios en el mercado.
Frente a todas estas señales de advertencia, una herramienta contable basada en la nube puede proporcionar acceso a datos en tiempo real sobre la rentabilidad de la empresa, permitiendo una toma de decisiones ágil y fundamentada en información actualizada. Asimismo, puede proporcionar herramientas para una gestión de inventarios precisa, ayudando a optimizar los niveles de existencias y minimizar los costos asociados. Finalmente, ofrece funcionalidades de seguimiento de proyectos y centros de costos, permitiendo una evaluación detallada del rendimiento de cada uno.
El aprovechamiento de una plataforma contable conlleva significativas mejoras en la eficiencia del procesamiento y la gestión de transacciones financieras. Estas herramientas incorporan funciones automatizadas que simplifican el registro de ingresos, gastos y otras transacciones. Además, su integración con sistemas bancarios y de pago en línea facilita la conciliación y la administración de facturas.
Una destacada ventaja derivada de la adopción de una herramienta contable es la notable simplificación en el procesamiento y control de transacciones financieras. Estas plataformas no solo permiten el registro eficiente de ingresos, gastos y otras transacciones mediante funciones automatizadas, sino que también se integran de manera fluida con sistemas bancarios y de pago en línea. Este enfoque integral facilita la conciliación de bancos y la gestión eficaz de facturas.
Otra ventaja importante es la capacidad de almacenar y gestionar eficazmente los datos contables.
Las plataformas para la contabilidad electrónica suelen ofrecer almacenamiento en la nube, lo que permite a las empresas acceder a su información financiera desde cualquier lugar y en cualquier momento. Además, estas plataformas suelen contar con funciones de seguridad avanzadas para proteger la información confidencial de la empresa.La e-factura es una práctica cada vez más común, ya que ofrece numerosos beneficios en términos de tiempos y agilidad, a la vez que cada vez más gobiernos empujan para convertirlo en una práctica obligatoria para la mayoría de las empresas.
Las plataformas de contabilidad suelen incluir funciones de facturación digital que permiten a las empresas generar, enviar y gestionar facturas de manera rápida y sencilla. Esto no solo agiliza el proceso de facturación, sino que también reduce el uso de papel ,los costos asociados con la impresión y los dolores de cabeza del almacenamiento físico de documentos.
Muchas empresas necesitan llevar un control detallado de sus costos y gastos por proyectos o centros de costos específicos.
La mayoría de las plataformas de contabilidad (cuando están correctamente implementadas, claro) ofrecen herramientas especializadas que permiten a las empresas asignar y rastrear los ingresos y gastos asociados con diferentes proyectos, productos o departamentos.
Esto facilita la toma de decisiones informadas y la identificación de áreas donde se pueden realizar ajustes para mejorar la eficiencia y reducir los costos.
Indudablemente, una de las principales prioridades para cualquier Pyme es mantener un control claro y transparente sobre los flujos de efectivo entrantes y salientes. Si no tenemos la certeza absoluta de que estos se reflejen de manera precisa en nuestra contabilidad, es probable que nos genere preocupación constante.
Las plataformas de contabilidad ofrecen herramientas de seguimiento y análisis de datos que permiten a las empresas supervisar de cerca sus saldos bancarios, identificar tendencias de flujo de efectivo y tomar medidas proactivas para garantizar una gestión financiera sólida.
Esto puede incluir la configuración de alertas para saldos bajos o la identificación de áreas donde se pueden mejorar los procesos de cobro y pago.
Al decidir sobre la aplicación contable más adecuada, es fundamental evaluar si se prefiere una instalación local en los servidores de la empresa o una solución basada en la nube.
Las aplicaciones locales ofrecen un nivel superior de control sobre los datos, mientras que las soluciones en la nube permiten el acceso desde cualquier ubicación con conexión a Internet, lo que facilita la colaboración remota y la escalabilidad.
La primera decisión que enfrenta es si optar por una aplicación contable instalada localmente en los servidores de su empresa o por una solución basada en la nube. Ambas opciones tienen sus ventajas y desventajas, con las aplicaciones locales ofreciendo un mayor control sobre los datos y las soluciones en la nube proporcionando accesibilidad remota y escalabilidad.
Para empresas con varias entidades o razones sociales, es crucial que la aplicación contable pueda manejar múltiples compañías dentro de la misma plataforma. Esto simplifica la gestión y permite una visión consolidada de todas las operaciones financieras.
Hoy en día, la capacidad de manejar transacciones en diferentes monedas es esencial. La aplicación contable debe ser capaz de realizar conversiones precisas y mantener registros claros para cada divisa utilizada en las operaciones comerciales.
Cada país tiene sus propias regulaciones fiscales y contables. Es fundamental que la aplicación contable cumpla con los requisitos legales y fiscales locales, incluyendo la generación de reportes fiscales, declaraciones de impuestos y cumplimiento de normativas específicas.
El seguimiento preciso de los costos es vital para la toma de decisiones financieras informadas. La aplicación contable debe permitir la creación y personalización de centros de costos para asignar gastos de manera adecuada y analizar el rendimiento de cada área de la empresa.
La automatización de procesos como la facturación digital y la conciliación de bancos agiliza las operaciones contables y reduce errores. La aplicación contable debe integrarse con sistemas de facturación digital y permitir la sincronización automática de saldos bancarios para una gestión financiera eficiente.
En Crentio , te sugerimos los mejores software para empresas en México. Lejos de dar una reseña genérica sobre "los 10 programas contables" para tu organización, nosotros vamos a mencionar solo tres: Odoo, Aspel y Zoho Books como las mejores opciones para que manejes tu contabilidad.
Odoo es una plataforma de gestión empresarial integral que ofrece una amplia gama de aplicaciones para diversos aspectos de la empresa, desde contabilidad y ventas hasta recursos humanos y producción.
Con su enfoque modular, Odoo permite a las empresas adaptar su sistema contable de gestión a sus necesidades específicas, incorporando sólo los módulos necesarios y escalando según el crecimiento de la empresa.
En el contexto mexicano, Odoo se destaca por su capacidad para adaptarse a las complejidades fiscales y legales del país. Con funcionalidades específicas para el cumplimiento de requisitos como la e-factura y el manejo de impuestos locales, Odoo se convierte en una herramienta poderosa para empresas de todos los tamaños y sectores en México.
En contraste, el soporte técnico de Odoo es un aspecto a mejorar. Para acceder a un soporte que pueda ayudarnos con la configuración de tus datos y tus cuentas, en un contexto de información contable robusto, seguramente tengas que pagar adicionales para poder acceder a un especialista que pueda ayudarte con tu programa contable. Esto para las pequeñas empresas en crecimiento puede ser un obstáculo.
Aspel es una empresa mexicana reconocida por ofrecer soluciones de software contable y administrativo que han sido ampliamente adoptadas por empresas en todo el país.
Sus productos, como Aspel SAE (Sistema Administrativo Empresarial) y Aspel COI (Contabilidad Integral), son utilizados por su facilidad de uso, robustez y cumplimiento normativo.
Para empresas en México, especialmente aquellas que priorizan la simplicidad y la familiaridad con el entorno fiscal local, Aspel ofrece una opción sólida.
Sus herramientas facilitan la generación de reportes fiscales, la gestión de nóminas y la administración de inventarios, simplificando tareas críticas para la operación diaria de los negocios en el país.
Zoho Books es parte del ecosistema de productos de Zoho Corporation, una empresa global de software que ofrece una amplia gama de herramientas empresariales en la nube.
Zoho Books se destaca por su facilidad de uso, su enfoque centrado en la nube y su capacidad para integrarse con otras aplicaciones populares, lo que lo convierte en una opción atractiva para empresas modernas que buscan agilizar sus procesos financieros.
En el contexto mexicano, Zoho Books ofrece ventajas significativas, como la capacidad de generar facturas electrónicas conforme a los estándares del SAT, la integración con bancos locales para la conciliación de saldos y la gestión de gastos, entre otras funcionalidades clave.
Además, al ser una solución basada en la nube, Zoho Books permite a las empresas acceder a su información financiera en cualquier momento y desde cualquier lugar, lo que resulta especialmente útil en un entorno empresarial dinámico como el de México.
La contabilidad no solo es una obligación fiscal, sino una valiosa fuente de información para la gestión empresarial. Aunque la transición hacia una contabilidad más eficiente pueda parecer desafiante, especialmente cuando se depende de herramientas obsoletas y tercerización excesiva, la elección y aplicación de tecnologías adecuadas pueden transformar radicalmente esta área.
Con procesos automatizados, visibilidad de flujos financieros y alertas inteligentes, las empresas pueden aprovechar al máximo sus datos contables para mejorar sus operaciones y su rentabilidad.
Si estás listo para dar el siguiente paso en la gestión de la empresa pero te surgen algunas preguntas frecuentes, contáctanos para encontrar la solución que se adapte a tus necesidades específicas.