En el contexto actual de constante crecimiento de las agencias de marketing, gestionar eficientemente a los clientes, proyectos y flujos de trabajo es la clave del éxito. Por tal motivo, no es de extrañar que los especialistas del marketing estén buscando entre las mejores herramientas que ofrece el mercado para apalancar este crecimiento. Una de las mejores es sin duda SmartSuite, que te permitirá optimizar tus operaciones y desarrollar toda tu creatividad.
En este artículo, exploraremos cómo las agencias de marketing utilizan SmartSuite para gestionar clientes, proyectos, flujos de trabajo del equipo y gestión financiera. Desde tableros de proyectos hasta la gestión de tareas y el seguimiento de la utilización, SmartSuite ofrece una solución integral adaptada a las necesidades únicas de estas agencias creativas.
| Desafíos comunes en las agencias de marketing |
| Principales aportes de SmartSuite a las agencias de marketing |
| El poder transformador de SmartSuite en las agencias |
En la actualidad, las agencias de marketing atraviesan múltiples desafíos para mantenerse en competitivas, ya que la demanda de estos servicios está en constante crecimiento, por lo que estas empresas están obligadas a actualizarse y evolucionar a mismo ritmo que evolucionan las estrategias de marketing. Veamos ahora cuáles son esos desafíos.
Las agencias de marketing suelen manejar múltiples proyectos simultáneamente, lo que puede dificultar el seguimiento de cada uno. Sin un software de gestión que sea capaz de organizar todo en un portfolio de proyectos con sus avances, cronogramas de entregables y responsables será muy difícil llevar a buen puerto varios proyectos a la vez, y es posible que algunos se terminen retrasando, postergando o abandonando.
Mantenerse dentro del presupuesto asignado y comparar los costos reales con los previstos puede ser complicado, sobre todo porque pueden ocurrir un montón de imprevistos durante el proceso que obliguen a tener que aumentar los costos para poder cumplir con los plazos o requerimientos de los clientes. Realizar un seguimiento manual del presupuesto puede ser agotador y lo más probable es que se pierda el control en algún punto, por lo que sea necesario dedicar más tiempo de lo normal a esta tarea.
Asignar tareas y realizar la gestión del tiempo del equipo de manera eficiente para evitar la sobrecarga de trabajo puede ser uno de los mayores desafíos de no tener una herramienta digital. Con el aumento de proyectos, los projects managers pueden llegar a saturarse de tareas y arrastrar a su equipo a trabajar más de la cuenta para cumplir con los plazos o contratar a más personas para aumentar la capacidad productiva, lo que no siempre termina sucediendo cuando el problema es la ineficiencia de los recursos.
Asegurar que todos los miembros del equipo estén alineados y colaboren eficientemente en las tareas del proyecto no siempre ocurre cuando no hay una herramienta como Smartsuite que centralice la información y se integre a una plataforma de comunicación, así los integrantes del equipo pueden estar conectados entre sí y poder enviarse notificaciones sobre el avance de un proyecto.
Implica mantener una comunicación efectiva y un seguimiento adecuado de las relaciones con los clientes. Sin embargo, esto no siempre sucede sin una herramienta para la gestión de contactos. Organizar los datos de los clientes potenciales en planillas de Excel puede ser abrumador y muy poco eficiente para avanzar en nuevos proyectos.
Identificar qué sectores y regiones están contribuyendo más al éxito financiero de la agencia también es un desafío que puede superarse implementando la herramienta adecuada, a fin de evitar invertir horas y horas recolectando datos de distintas fuentes, en lugar de tener a disposición toda la información en un solo lugar.
Registrar y facturar correctamente las horas trabajadas por los miembros del equipo a través de una libreta de forma manual o anotarlas en una planilla de Excel no es lo mismo que configurar una herramienta para que haga automáticamente esta operación. Además, estas tareas tediosas y repetitivas de carga manual de datos puede estar sujeta a errores humanos.
Te presentamos los desafíos que enfrentan las agencias de marketing sin una herramienta de gestión. Ahora te contamos los principales beneficios que SmartSuite puede ofrecer para superarlos con éxito.
Las agencias de marketing prosperan gracias a su capacidad para entregar trabajos excepcionales a los clientes. El tablero de proyectos de SmartSuite proporciona una vista general de los proyectos en curso y las interacciones con los clientes. Los usuarios pueden monitorear nuevas solicitudes de proyectos, seguir proyectos activos e incluso unirse a reuniones de estado de marketing directamente desde el tablero. Esto permite que los equipos se mantengan alineados e informados sobre los últimos desarrollos.
Una de las funcionalidades principales es el componente de Gestión de Relaciones con Clientes (CRM), un CRM ligero integrado en la plataforma. Las agencias pueden gestionar la información de los clientes, seguir el estado de las relaciones con ellos y vincular proyectos con los datos de los clientes para obtener información sobre la rentabilidad y generación de ingresos de los proyectos.
SmartSuite lleva la gestión de proyectos al siguiente nivel ofreciendo flujos de trabajo bien definidos. Desde las solicitudes de proyectos, estos flujos de trabajo guían los proyectos a través de diferentes etapas como descubrimiento, contratos, diseño y postproducción. Se generan tareas automatizadas en cada etapa, asegurando que nada se pase por alto. Ya sea gestionando una producción de video o una campaña de branding, SmartSuite garantiza que las tareas correctas se asignen a los miembros del equipo adecuados en el momento oportuno.
La plataforma proporciona diversas vistas para la gestión de tareas, adaptándose a las diferentes preferencias del equipo. Ya sea un tablero Kanban visual para el seguimiento dinámico de tareas, una vista de cuadrícula para información detallada, o una vista de línea de tiempo para entender la asignación de tareas en un plazo determinado, SmartSuite se adapta a las necesidades del equipo. Los equipos pueden colaborar fácilmente en las tareas, actualizar estados y monitorear el progreso.
La gestión eficaz de recursos es crucial para las agencias de marketing. SmartSuite ofrece un seguimiento perspicaz de la utilización para asegurar que los miembros del equipo se utilicen de manera óptima sin estar abrumados. El sistema calcula y presenta el tiempo real registrado, las horas estimadas y las horas esperadas para cada miembro del equipo. Estos datos ayudan a los gerentes a asignar tareas apropiadamente, evitando la sobrecarga y optimizando la productividad. Una representación gráfica de la utilización permite una evaluación visual rápida de la capacidad del equipo.
Las agencias de marketing prosperan gracias a su portafolio de trabajos. La biblioteca de activos de la plataforma proporciona un repositorio centralizado para todos los resultados creativos. Las agencias pueden vincular activos a proyectos específicos, facilitando la exhibición de su trabajo a clientes potenciales. Esta función sirve tanto como un recurso de inspiración para proyectos futuros como una herramienta de marketing para mostrar las capacidades de la agencia.
Uno de los pilares de la gestión de proyectos es el seguimiento y gestión de presupuesto. Con el tablero financiero, puedes supervisar sin esfuerzo todos tus proyectos activos, filtrando aquellos que han llegado a su fin. Esta vista en tiempo real te ayuda a gestionar proyectos en curso mientras comparas las asignaciones presupuestarias con los gastos reales.
En el ámbito de las agencias de marketing, la generación de ingresos es primordial. El tablero financiero te presenta una comparación dinámica entre tus ingresos proyectados y tus objetivos predefinidos. Este cálculo de ingresos tiene en cuenta las horas facturables aportadas por los miembros de tu equipo y el tiempo invertido en las tareas del proyecto.
La destreza de SmartSuite no se detiene en lo básico. El tablero muestra las cifras de ingresos ordenadas por tipo de industria, ayudándote a identificar qué sectores están contribuyendo más a la salud financiera de tu agencia. El poder de esta herramienta se extiende también al rendimiento regional. Puedes adaptar tus estrategias de marketing para optimizar los rendimientos de áreas específicas analizando las tendencias de ingresos en diferentes regiones.
¿Alguna vez te has preguntado cómo cobran vida estos números perspicaces? SmartSuite levanta el telón sobre los cálculos intrincados que alimentan el tablero. Todo comienza con las tarifas facturables de tus miembros del equipo, entrelazadas intrincadamente con los detalles de las tareas y el tiempo registrado. Estos cálculos culminan en una serie de perspectivas financieras, desde los costos de las tareas hasta las finanzas del proyecto e incluso los costos facturables del cliente.
Al concluir este recorrido en la destreza financiera de SmartSuite, te invitamos a reflexionar sobre el potencial transformador de este software de gestión de proyectos para tu agencia de marketing. SmartSuite te capacita para tomar decisiones informadas, optimizar tus operaciones y fomentar el crecimiento dominando las complejidades financieras de tus proyectos.
SmartSuite transforma la manera en que las agencias de marketing gestionan clientes, proyectos y flujos de trabajo. Desde la optimización de los flujos de trabajo de proyectos hasta la utilización de recursos, la plataforma permite a las agencias operar de manera eficiente y creativa. Este artículo ha mostrado apenas un bosquejo de lo que SmartSuite ofrece al mundo creativo.
Si buscas mejorar las operaciones y la creatividad de tu agencia, SmartSuite podría ser la solución que has estado esperando. Agenda una reunión con nosotros para que podamos ayudarte a implementar esta herramienta con éxito.