¿Tienen una gran dificultad para obtener información de calidad, sin pasar por una carga de datos manual? ¿Los archivos importantes están dispersos por todas partes? Probablemente, estos inconvenientes sean el resultado de no contar con un sistema de gestion empresarial adecuado a tus procesos.
O quizás tengas un sistema de gestión que fue desarrollado a la medida y que ya quedó obsoleto: no es accesible desde internet, no les permite conectarse con otras aplicaciones que utilizan, o directamente deja áreas enteras de tu negocio sin cubrir.
En este artículo, te explicamos qué es un sistema de gestión empresarial y qué tener en cuenta para elegir uno nuevo, a fin de que puedas tomar una decisión de compra inteligente e informada para la transformación digital de tu compañía.
Un sistema de gestión empresarial ERP por sus siglas en inglés (enterprise resource planning) es un software que permite planificar, organizar, automatizar y controlar tareas clave de la empresa, relacionadas a las operaciones del negocio.
El objetivo de este software es centralizar todas las transacciones (de dinero, pero también de productos y servicios) para facilitar el análisis de datos y tomar mejores decisiones.
Las herramientas de esta categoría más modernas, permiten conectarse a otras aplicaciones en la nube, y compartir datos de manera que el usuario puede acceder a la porción de información que necesita, y utilizarla con mayor flexibilidad.
Son los sistemas de información de gestión ejemplos de carácter integral que permite a la mayoría de estas herramientas abarcar los aspectos principales de toda empresa.
Contrariamente a lo que quizás podrías suponer previamente, no son herramientas exclusivas de contabilidad, sino que abarcan áreas y procesos mucho más amplios que se vinculan a aspectos centrales de la administración de una empresa. A diferencia de un CRM (Customer Relationship Management), un ERP se ocupa de las operaciones internas de la organización. Podemos encontrar en un sistema de gestión ejemplos de los siguientes procesos:
Como hemos visto hasta aquí, un sistema de gestión empresarial es una herramienta de software que sirve para integrar tus procesos de negocios y facilitar la carga de trabajo que involucra cada operación. Ahora bien, veamos cuáles son los beneficios más importantes que se desprenden de esta integralidad, que es su sello distintivo.
Una empresa que compra mejor es prolija en sus órdenes de trabajo/servicio, tiene buenos registros de sus ventas y es efectiva para cobrar. Como es lógico, administrar mejor los recursos empresariales para comprar genera mejores rendimientos. Contar con un sistema de gestión empresarial facilita las operaciones financieras, aumentando la visibilidad de lo que tu compañía genera realmente de ganancias y lo que gasta para mantener la organización activa, ya sea en términos de costos fijos y variables.
Asimismo, una herramienta de gestión favorece la comunicación de cada interacción con los clientes y los diferentes estadios dentro del negocio. Integra a las diferentes áreas en una misma plataforma, permitiéndole a los gerentes y personas clave entender en qué instancia del recorrido del comprador está cada cliente, y si existe por ejemplo stock disponible, estado de cobros, etc.
La coordinación es uno de los aspectos más importantes de toda organización, ya que asegura que todas las personas conocen y ejecutan sus propias tareas, pero de manera integrada con el equipo, de forma tal que la actividad se alinee en función de un objetivo común.
Genera un sistema de gestión de una empresa ejemplos de reportes automáticos de lo que está pasando, es decir, cómo se desarrollan los flujos de trabajo y si se cumplen los objetivos estratégicos y de cada área.
Cada informe permite capturar una foto o vistazo rápido de los indicadores principales de tu organización y su nivel de actividad. Esta función contribuye a obtener mayor visibilidad del desempeño de tus colaboradores y de la eficiencia de los procesos, lo que ayuda a detectar cualquier problema o riesgo con alertas tempranas.
Como resultado de tener visibilidad y coordinación, las respuestas que genere cada área serán más confiables, rápidas y precisas. Puesto que el ERP permite conectar diferentes áreas entre sí y brindar visibilidad cruzada, las personas pueden tomar mejores decisiones basadas en datos, con menos posibilidades de errores.
Un ejemplo de esto es cuando el gerente de ventas puede comprometerse con un pedido, tras mirar el stock actualizado, sabiendo que la información está correcta. O cuando el gerente de producción puede confirmar que se inicia una orden, luego de chequear que el cliente no registra deudas, lo que le asegura que efectivamente la herramienta está arrojando datos alineados con la realidad de la empresa.
Finalmente, y no menos importante, es la agilidad a la hora de crear un presupuesto, facilitando la creación de pronósticos para cada área, porque ya cuentas con datos e información precisa que proporciona la misma plataforma en tiempo real y no tienes que depender de los registros de Excel u otra herramienta similar que no actualizan la información, a menos que una persona lo haga manualmente.
Además, si incluso el Excel sigue siendo útil para ti, un sistema de gestión puede integrarse a esta herramienta y a Google Workspace sin problemas, por lo que puedes importar la información de estas herramientas de productividad y almacenarlas en una sola plataforma.
Probablemente, algunas personas de tu entorno a las que le comentaste de tu intención de adquirir un sistema de gestión o ERP te habrán brindado consejos de toda clase, quizá, basados en su propia experiencia con plataformas del estilo.
Sin embargo, no todo lo que te digan es necesariamente cierto o aplicable a todos los casos. A continuación, recopilamos una selección de los consejos menos "basados" que deberías considerar a la hora de elegir un sistema ERP.
Un aspecto central en la elección de un ERP es buscar la simplicidad y versatilidad, por lo que no es recomendable contratar SAP o incluso en su versión para Pymes SAP Business One. Con esto no estamos diciendo que sea una mala herramienta. Es muy completa, el problema es que puede ser "demasiado completa" para lo que la necesitas en el inicio de tu pyme, ya que el salto para tu equipo puede volverse gigante, si venías de gestionar todo en papel o Excel.
Es normal que para ciertas empresas el plazo que les lleva implementar una herramienta de gestión de las complejas, supere el año. Empezar a ver resultados tempranos es clave para mantener la motivación y empezar a ver el valor de esto. De lo contrario, se torna un sacrificio que muchas veces queda en el camino, ante la falta de resultados o alimentar expectativas demasiado altas.
Entonces, implementar la herramienta en un plazo muy largo no debe convertirse en la norma o resignarse a que en todos los casos es así, porque no lo es. Si bien hay herramientas muy complejas que ameritan esperar resultados después de un tiempo prolongado, existen otras alternativas mucho más intuitivas que reducen el tiempo de implementación a la mitad, por lo menos. Pero esto será materia de nuestra próxima sección.
También es posible que el mismo ERP no cuente con el soporte técnico adecuado para una implementación efectiva. En estos casos, siempre es recomendable buscar a un implementador de la plataforma que tenga los conocimientos necesarios para agilizar el proceso y asegurar una correcta adopción de la herramienta.
Generalmente, todo sistema de gestion empresarial cuenta con soporte técnico, solo que algunos son menos efectivos que otros, y es ahí donde pueden surgir las dificultades, sin un seguimiento y acompañamiento de un experto implementador.
Esto suele suceder cuando decides probar herramientas poco conocidas y desarrolladas medio artesanalmente o de manera experimental, ya que muy probablemente estas lleguen a quedarse sin actualizaciones o mejoras frente a los grandes tanques del mercado.
También puede pasar que, aunque tengan actualizaciones disponibles, sean excesivamente difíciles de conectar con otras herramientas, lo que hará francamente muy trabado cualquier intento de implementación exitosa.
Las 4 herramientas que operan con datos como las business intelligence y de las cuales vamos a hablar a continuación cumplen con al menos la mayoría de los puntos que te recomendábamos evitar, y por eso están en este listado. Nuestras predilectas, y con las que trabajamos son solamente 2, Smartsuite y monday.com, pero sin embargo sabemos de muchas pymes que trabajan sin problemas en Odoo y Bitrix.
Odoo es otra de las herramientas efectivas de código abierto para la gestión empresarial, ya que permite administrar la mayoría de los flujos de trabajo, como gastos, puntos de ventas, gestión de inventarios, recepción y más. Se integra perfectamente a otras aplicaciones en una misma plataforma y es sumamente intuitiva en el manejo. Finalmente, incluye una versión libre y gratuita (Community), y otra paga (Enterprise), que ofrece servicios y funciones adicionales o avanzadas.
Bitrix24 es una plataforma completa de gestión que incluye CRM, comunicación interna, gestión de proyectos y más. Es también un sistema operativo especialmente adecuado para empresas que buscan una solución integral que abarque múltiples aspectos de su operación.
Smartsuite es una plataforma centralizada de gestión de tareas y de proyectos en la nube. Permite configurar la herramienta sin la necesidad de tener conocimientos de programación. Es flexible e intuitiva en el uso, lo que permite adaptarse a la mayoría de los procesos empresariales. Además, admite la asignación de responsables por tarea, proceso o proyecto, define fechas límite, compromiso y seguimiento del tiempo y genera reportes de estatus y alertas automáticas. Cabe destacar que puede convertir las celdas de datos en cronogramas, tableros kanban, calendarios, presupuestos, mapas, entre otros.
Monday.com es una de las plataformas de gestión más completas que existen porque básicamente se integra con cualquier herramienta, es intuitiva y permite el registros de todos los flujos de trabajo, crear tareas en tableros kanban y modificarlas según las necesidades específicas del negocio, generar alertas automáticas, cambiar el estado de los procesos en los tableros y mucho más.
Una vez que definimos qué entendemos por sistema de gestión empresarial, identificamos sus principales ventajas, sabemos qué no debemos tener en cuenta a la hora de elegir una herramienta y ponemos a consideración nuestras recomendaciones de mejores softwares, vamos a contarte cuánto cuesta una implementación de estas herramientas de gestión y cuánto tiempo debería tardar en promedio.
Si tienes esta inquietud, la mejor manera de resolver tus dudas es ponerte en contacto con un partner especializado en implementaciones de softwares. No tengas en cuenta presupuestos genéricos, porque va a depender pura y exclusivamente de lo que estés buscando para tu empresa, en función de la situación actual, tus necesidades comerciales, la cantidad de colaboradores, modelo de negocio, entre otras cuestiones.
En otras palabras, la implementación no tiene un costo fijo para todas las empresas, sino que se va ajustando a los requerimientos de la organización para la mejora de sus procesos. Es de suponer que una empresa pequeña con un equipo pequeño va a requerir una implementación más corta y sencilla, mientras que una empresa de mayor tamaño con procesos más complejos y un número mayor de colaboradores va a exigir una implementación de más tiempo y con un nivel superior de complejidad.
Normalmente, la duración promedio de un proyecto de implementación debería abarcar alrededor de 6 meses, puede extenderse más o durar menos, pero el semestre es un buen parámetro como para tener un modelo de base, siempre teniendo en cuenta que equipos más chicos y menos procesos pueden ser más cortos, inclusive, y que las empresas un poco más grandes pueden extenderse algo más.
No obstante, como dijimos anteriormente, una implementación que supere ampliamente el año no es rentable y no debería considerarse, si no se pueden acortar los plazos.
Finalmente, esta última sección se orienta a incorporar buenas prácticas para asegurar una implementación de software de gestión exitosa.
Naturalmente, el primer paso para una correcta implementación es la elección de una herramienta apropiada, teniendo en consideración todos los aspectos tratados a lo largo del artículo (que sea reconocida, no muy compleja, que tenga el soporte adecuado, etc.)
Una vez que ya tienes la herramienta, es el momento de elegir a un partner o implementador experto para que lleve a cabo el proceso y proporcione a tu compañía el debido acompañamiento.
Junto a tu implementador van a realizar un relevamiento de los procesos y, a partir de los resultados de ese diagnóstico, trazarán un objetivo y buscarán que esa implementación se encamine hacia ese objetivo que debe ser de mejora. No se trata de lograr la "versión perfecta" en un primer paso, porque no es viable, sino más bien establecer metas realistas, a corto plazo, y desde allí ir subiendo poco a poco las expectativas hasta obtener la implementación esperada o más aproximada al objetivo definido.
En definitiva, hoy existen múltiples herramientas de software de gestión, de alta calidad a un precio razonable, fáciles de usar, rápidos de implementar.
Esta "democratización de la tecnología" habilita que, por ejemplo empresas Pyme como la tuya, puedan usar las mismas aplicaciones que empresas de mucho mayor tamaño, pero adaptadas en costos y funcionalidades al estadio en el que se encuentra tu negocio.
¿Quieren dejar atrás los archivos en Word y Excel y los grupos de WhatsApp para gestionar tu empresa? Podemos ayudarles a lograr una adopción segura de un sistema de gestión, que facilite tu trabajo y el de tu equipo, con nuestra asistencia profesional.