Ya sea que tu empresa aún esté gestionando sus ventas en Excel, o que hayan intentado cambiar a una herramienta que aún no los termine de convencer, si estás buscando un cambio en la parte comercial, sin dudas que puedes tener interés en conocer cuáles son los mejores CRM disponibles, cuánto cuestan, qué tan fáciles son de utilizarse, y demás.
Esta guía completa apunta justamente a eso: clasificar a los software CRM más completos del mercado para que tengas varias opciones para elegir el más adecuado. No obstante, si aún no estás bien seguro sobre qué es exactamente un CRM, al inicio te brindaremos una introducción de conceptos para clarificar todas tus dudas.
Ahora bien, si esta instancia para ti ya es un campo completamente dominado, puedes saltearla e ir directamente a la sección de nuestra recomendación de herramientas, donde podrás tener un panorama mucho más diversificado de lo que podría convenirte adquirir y por qué.
Un CRM (Customer Relationship Mangement) es el conjunto de prácticas, estrategias de ventas y herramientas tecnológicas orientadas inicialmente a la gestión de relaciones con los clientes. Sin embargo, el concepto de CRM abarca más allá que la relación con clientes, ya que esta herramienta permite integrar la gestión comercial, marketing, atención al cliente y todos los puntos de contacto posibles. En otras palabras, un CRM adecuado puede optimizar las actividades vinculadas al proceso comercial, centrando los esfuerzos en la experiencia del cliente.
El software CRM te permite almacenar la información de clientes y prospectos (nombre y datos de contacto), y detectar las actividades y puntos de contacto con tu negocio, lo que incluye las visitas de los clientes potenciales a tu sitio web, las llamadas telefónicas realizadas, interacciones por correo electrónico y demás acciones vinculadas con la gestión comercial.
Al tratarse de una tecnología enfocada en las oportunidades comerciales, implementar un CRM permite incrementar significativamente la visibilidad de las interacciones con los prospectos y tiene, entre otras cosas, la capacidad de realizar pronósticos de ventas basados en el avance de la oportunidad abierta. Estas son algunas de las funciones básicas que debería tener todo CRM gratuito o pago, pero veamos ahora las 4 principales características que deberá incluir tu CRM para ser efectivo, si tienes tu pequeña empresa pyme.
Los CRM gratuitos deben contar con un módulo de contactos de empresas y de oportunidades de negocios que funcionen interrelacionados. Esto implica que puedas identificar qué contactos trabajan en tu empresa, qué oportunidades surgieron en el pasado, qué nuevas oportunidades se están abriendo hoy, etc. Todas estas acciones deben operar de una manera centralizada que tenga la posibilidad de conectar esta información, de obtener reportes, ya sea de contactos, empresas, oportunidades de negocios y demás, todo dentro de la misma plataforma.
Otra función importante del CRM es registrar con mucha claridad las oportunidades abiertas por mes, los pronósticos de ventas de esas oportunidades, identificar las posibles razones por las cuales se pierden y se ganan los negocios. También permite mostrar ranking de ventas por producto y/o por vendedor, etc., lo que favorece la búsqueda, tanto de mejorar el desempeño de los vendedores como de reformular u optimizar las estrategias comerciales con cada cliente potencial.
Esta funcionalidad se desprende un poco de los puntos anteriormente mencionados: si la herramienta funciona verdaderamente como este eje que conecta fácilmente a tu empresa con el contacto-negocio, el CRM debería incluir un cuarto módulo que gestione los posibles reclamos de los clientes. Esto te va a permitir mantener un enfoque al cliente más eficiente, a partir de un seguimiento más regular de los reclamos de los clientes, asegurando brindarles solución a la brevedad.
La gestión de reclamos también te aportará mayor trazabilidad al proceso comercial permitiéndote relaciona cada oportunidad en curso a un posible reclamo y así tener más ordenada la información relevante para poder continuar avanzando. Por consiguiente, mientras más rápido atiendas estos reclamos de los clientes, más aumentará su confianza en tu propuesta de valor, lo que aumentarán las posibilidades de que recomienden tu servicio a otras personas.
Esto implica que un CRM lo suficientemente avanzado permite integrar a la misma plataforma el envío automático de correos electrónicos a los contactos. En una herramienta efectiva, los correos se registran automáticamente desde el registro del contacto en el CRM. Pero si no se registran previamente y aun así recibes algún correo, la misma plataforma debería permitir registrar el dato de contacto de manera manual, utilizando tu dirección de reenvío. También deberías poder limitar el acceso a los correos electrónicos registrados editando los permisos.
Una vez que conoces las funcionalidades básicas que debe incluir todo CRM colaborativo, es momento de subir un escalón buscando funciones más avanzadas que marquen la diferencia con respecto a otras herramientas, ya que no todos los CRM las tienen disponibles en su paquete o no están desarrolladas del mismo modo.
Esta es sin duda la funcionalidad más buscada entre nuestros clientes; porque la tendencia es justamente esa, las personas quieren interactuar con nuestra empresa vía WhatsApp, pero registrar esos mensajes manualmente sería casi imposible sin una herramienta que se encargue de integrar los mensajes de forma automática. Un sistema CRM admite diversas integraciones con otras plataformas, ya sea canales de comunicación o herramientas de gestión de tareas. La posibilidad de comunicarte con tus clientes desde WhatsApp es la manera más inmediata y preferida por las pequeñas empresas y clientes para interactuar y avanzar en una negociación.
Menos inmediata que la integración con WhatsApp, pero igual de necesaria para mantener el vínculo con los contactos y clientes, ya sea para enviar ofertas, recomendaciones de nuevos productos/servicios, emails conmemorativos, boletines informativos o contenidos de valor de nutrición de prospectos. De esta forma, el email marketing es la mejor manera de establecer una interacción regular en el tiempo sin mucho esfuerzo, porque una vez que los contactos se registran en el CRM los correos se envían automáticamente tras ser programados respectivamente.
Además, una vez que se abre una oportunidad, el email marketing te proporciona suficiente visibilidad sobre las interacciones con los clientes para entender las posibles variaciones en el interés por tus productos o servicios, lo que te permite diseñar estrategias o acciones para sostener el interés en alto y avanzar en el proceso de ventas o, si el prospecto no da respuestas o evidencia un desinterés creciente en tu propuesta, saber aceptar una oportunidad perdida, antes de continuar malgastando los esfuerzos de tu equipo comercial.
La falta de un CRM en una empresa que va aumentando sus oportunidades puede propiciar un escenario bastante caótico, en donde los vendedores tienen que recordar todas las fechas de sus reuniones o anotarlas manualmente en una libreta o plantilla de Excel para mantener un registro de los eventos que se van agendando. No obstante, por más organizado que sea un equipo de ventas, sus integrantes están obligados a consultar periódicamente su calendario para que no se les pasen por alto las fechas de sus reuniones agendadas.
En cambio, con un CRM los vendedores pueden programar recordatorios, visitas a clientes, reuniones, llamadas pre-pactadas, etc., lo que les permite una conexión en dos sentidos con su calendario: registrar en el CRM una reunión programada previamente en el calendario laboral, y viceversa, es decir, programar la reunión en el calendario directamente desde el CRM.
Cuando hablamos con nuestros clientes que llegan buscando ayuda en este punto, lo usual es que estén un poco perdidos entre la montaña de funcionalidades que las herramientas tienen (o al menos dicen tener) en sus páginas de precio.
Comparar es especialmente difícil, porque es usual notar que cada software publica una tabla de funcionalidades con un "check"; pero no es realmente claro y nítido el entender a qué se refieren en algunos casos, o con qué grado de profundidad cuentan o no con esa herramienta o módulo.
A continuación, compartimos algunas técnicas para comparar CRM de forma ordenada, y de un modo que sea verdaderamente útil para tu empresa.
Esto es especialmente válido si te hallas en un punto donde tu herramienta actual deja mucho que desear (o si no tienen ninguna herramienta en absoluto). Entonces, si tu realidad implica tener una herramienta deficiente o no tenerla, prácticamente no cambia el hecho de que necesitas una herramienta facilitadora que tenga las funcionalidades que requiere tu negocio, en el estadio en que se encuentra.
No necesitas a la mejor herramienta del mercado, sino a la que realmente te sirva para escalar y pasar de no tener visibilidad (o muy poca) de tus oportunidades a tener un registro adecuado de cada una. Ya habrá tiempo para pensar en las funciones más avanzadas que puede ofrecer un CRM, a medida que tu número de oportunidades aumente o realmente necesites incorporarlas en tu proceso comercial.
No importa tanto si la herramienta tiene o no tiene una determinada funcionalidad; lo que realmente importa es si eso tendrá valor para tus ventas o si representa algo novedoso pero de poca aplicación diaria. Por el contrario, escoger una herramienta sin haberse asegurado que cumpla al 80-90% con las funcionalidades clave para tu gestión de ventas sí puede acarrearte dolores de cabeza.
Hay que entender que es casi imposible encontrar una herramienta que cumpla al 100%, por lo que habrá que moderar las expectativas con respecto a qué esperar de las soluciones CRM. Sin embargo, es importante que se ajusten lo suficiente a tus necesidades fundamentales actuales, y de ahí ir escalando gradualmente, en función de tu crecimiento.
En la actualidad, la mayoría de las herramientas comparten más o menos las mismas funcionalidades; pero se dividen en planes o tipos de licencia que pueden o no incluirlas. Entonces, es importante comparar no solo las plataformas como un todo, sino tratar de entender sobre la base de la técnica 1 y 2, cuál herramienta te permite cubrir estos puntos, con el menor nivel de licenciamiento (si el precio es una variable sensible para tu decisión).
En otras palabras, puedes aspirar a una herramienta CRM que tiene la funcionalidad o paquete de funcionalidades que buscas, pero que de repente es demasiado cara para la situación del negocio. Sería imprudente invertir tanto dinero en esa plataforma solo porque es premium, cuando puedes pagar menos por un CRM más accesible económicamente y mejor adaptado a tus necesidades actuales.
De hecho, muy probablemente, si revisas el plan superior de esa misma herramienta te des cuenta de que efectivamente sigue siendo menos costoso que la herramienta top, pero te brindará la funcionalidad que necesitas y un poco más. Entonces, no se trata de que la herramienta tenga la funcionalidad o no, porque en la actualidad la mayoría de las herramientas la tienen, sino a partir de qué plan la incluyen.
Finalmente, para aprender a manejar profesionalmente el CRM, es recomendable solicitar una demo para que la use tu equipo de ventas, ya que nadie conoce mejor cómo es el día a día del vendedor, que el vendedor mismo. Entonces, antes de lanzarse a implementar un plan pago del CRM que elijas, debes explorar la versión gratuita que incluye la gran mayoría de las plataformas para que tus vendedores se vayan familiarizando con la herramienta y la transición a los planes de pago no sea abrupta sino progresiva.
Después, de todo lo expuesto sobre lo que entendemos por CRM, sus funciones principales, su funciones avanzadas y qué tener en cuenta a la hora de elegir este tipo de software, llegamos al corazón del artículo para identificar dentro de las plataformas CRM ejemplos de las más completas y versátiles.
A continuación, te recomendamos 3 mejores herramientas CRM para alcanzar el éxito de ventas en este 2025.
HubSpot es una plataforma CRM que incluye funciones de marketing, ventas, servicio al cliente, operaciones y gestión de contenidos. Cada producto de la herramienta está conectado a la misma base de datos del CRM, de modo tal que puedas obtener información más completa de todos tus contactos en cada etapa del recorrido del comprador.
Como software de ventas, el CRM de HubSpot permite recopilar datos importantes de tus prospectos, automatizar las tareas monótonas y repetitivas e impulsar el cierre de negocios. Además, incluye una funcionalidad que permite programar reuniones y un chatbot para responder las preguntas o consultas de los prospectos y clientes.
Para nosotros es una herramienta sumamente completa; razón por la cual es el CRM que utilizamos en Crentio para gestionar nuestras acciones de marketing, este mismo sitio web y blog, y por supuesto, la gestión de clientes.
El precio es accesible para Pymes, tiene variedad de funcionalidades y su reciente capacidad de integrarse con WhatsApp la convierte en una opción más que considerable. Incluye una app móvil que funciona adecuadamente, aunque admite puntos de mejora para un uso más eficiente.
Es muy buena para tus procesos comerciales que abarcan un par de semanas antes de concretar la venta. Pero por otro lado, no es la mejor opción si tu venta es muy transaccional, como por ejemplo una tienda e-commerce. En cambio, está pensada especialmente para vendedores que trabajan la mayor parte del tiempo en una oficina, porque el punto fuerte es la plataforma de escritorio y no la app móvil, que es visiblemente más limitada para utilizar en la calle o cualquier otro lugar donde no puedas acceder a tu laptop.
Monday CRM es una solución completa enfocada en la gestión de ventas, orientada tanto a las pequeñas empresas como a las de mayor tamaño. La herramienta es intuitiva y fácil de usar, por lo que garantiza la permanencia de clientes potenciales y ahorrar tiempo en largas búsquedas de prospectos. Esto es posible gracias a su rápida configuración y adopción de datos actualizados en una sola plataforma centralizada. Esto se logra a través de filtros o atajos para acceder a la información en cualquier momento y obtener una visualización personalizable en el calendario de la carga de trabajo del equipo comercial.
Una de las principales ventajas de monday CRM es su seguimiento y generación de informes en tiempo real y admitir integraciones con otras herramientas para reducir los tiempos de respuesta. También puedes programar notificaciones y recordatorios de manera automática y consultar los flujos de trabajo en proceso, finalizados o pendientes en cada tablero, generando alertas y respuestas a las preguntas o inquietudes dentro del equipo. Incluye una versión del CRM gratis que puedes aprovechar como demo para explorar la herramienta.
En este caso particular y a diferencia de HubSpot, es una herramienta que recomendamos a nuestros clientes que tienen equipos de venta en terreno; o cuyos vendedores pasan más horas fuera de la oficina que delante de un escritorio, ya que posee una de las apps para móvil mejor diseñadas por su simpleza y por la facilidad de cargar información clave, pedidos y demás sin necesidad de una laptop ni de una tablet.
A esto hay que agregar que es visualmente muy atractiva y ofrece posibilidades de conectarse con los demás procesos de la empresa montados en monday.com.
Salesforce es una herramienta corporativa por excelencia, líder en el mercado de los CRM, quizá solo disputado su lugar con HubSpot. Permite a las empresas obtener más clientes potenciales, mejorar su proceso de negociación, incrementar las ventas y brindar un servicio al cliente optimizado. Ayuda a los equipos de ventas a lograr una mayor visibilidad y posibilidad para compartir los datos valiosos de los clientes. De esta forma, los vendedores tienen acceso a la información que necesitan para direccionar sus esfuerzos de ventas hacia el desarrollo de soluciones comerciales a la medida de las necesidades de los clientes.
Asimismo, Salesforce integra la automatización de los procesos comerciales con los procesos de otros departamentos, como marketing y servicio de atención al cliente. Para otorgar una mejor visibilidad de cada proceso, la plataforma incorpora diversos módulos. Sales Cloud es el módulo comercial y proporciona seguimiento exhaustivo del estado y avance de un proceso de venta, desde el primer contacto hasta que se produce el cierre de ventas, obteniendo registros y métricas que favorecen la toma de decisiones.
Aunque su precio es notablemente más alto que las dos herramientas anteriores, usualmente se debe a que está pensada para empresas de gran tamaño con equipos de ventas de más de 50-70 vendedores, que trabajen fundamentalmente en oficinas, es decir accediendo al CRM desde una laptop más que desde un móvil. Si bien provee un nivel de personalización muy superior al que normalmente requiere una empresa Pyme, la contrapartida de esto es que los proyectos de implementación y de cambios suelen ser bastante más largos en comparación con monday.com o HubSpot.
| Característica | HubSpot | monday CRM | SalesForce |
| Precio usual | USD 20 / por usuario | USD 25 / por usuario | USD 50 / por usuario |
| Uso principal | Venta B2B | Venta B2B / Venta en terreno | Venta B2B |
| Punto fuerte | Funcionalidades de marketing | Facilidad de uso y adopción | Personalización |
| Punto débil | App móvil no tan desarrollada | No es integrable a WhatsApp | Herramienta un poco cara y pensada para empresas de gran tamaño |
Si bien no las hemos incluido en este listado porque consideramos que están un escalón por debajo en términos de versatilidad, precios y funcionalidades destacadas de automatización e integración, no podemos negar que las herramientas Zoho CRM y Pipedrive CRM están cobrando cierta popularidad en el mercado que las puede convertir en opciones interesantes en el futuro.
1) ¿Se Necesita ayuda externa para implementar un CRM?
En la mayoría de los casos, es una buena idea, porque para implementar la herramienta, además del conocimiento de configuración, se requiere también conocimiento para capacitar a las personas y tiempo disponible para realizarlo con la seriedad y dedicación necesarias.
Especialmente con estas 3 herramientas, pensar en solicitar ayuda externa es prácticamente indispensable porque por un lado son potentes por su capacidad de optimizar el trabajo de las personas, pero como contrapartida presenta cierta complejidad implementarlas correctamente sin la ayuda de un consultor profesional.
2) ¿Cuánto tiempo tarda una implementación CRM?
Una primera versión mínima viable usualmente se puede lograr en 60 días, pero un proyecto completo de este tipo normalmente tarda entre 4 y 6 meses, dependiendo de la complejidad y el tamaño del equipo.
3) ¿Es conveniente desarrollar un CRM a la medida?
En nuestra experiencia, es sumamente inusual que los requerimientos de gestión de venta de una empresa sean tan particulares que no puedan gestionarse con alguno de estos 3 softwares anteriores. Y si tomamos en cuenta el enorme costo, tiempo y esfuerzo que llevaría desarrollar un software a la medida, podríamos decir que no es conveniente ni recomendable ejecutarlo.
Ya sea que estés en la búsqueda del mejor CRM gratuito o de un buen CRM para gestionar tus ventas o recién te estés interiorizando con el concepto de CRM y el aporte que puede brindarle a tu organización, siempre te recomendaremos que ante todo busques ayuda profesional para facilitarte el proceso de implementación.
Entendemos que hoy en día el CRM es el cerebro de tu proceso comercial, por lo que elegir el más adecuado para tu compañía no es una decisión a la ligera ni algo que se deba cambiar a cada rato, y tienes que saber que equivocarse en esta decisión crucial no te resultará barato.
Naturalmente, hay empresas partners de cada software que te puede brindar asesoría gratuita para entender si una herramienta en puntual se adapta o no a lo que están necesitando, y muchas ofrecen también el servicio de implementación, en caso de que lo escojas. No obstante, muchas pequeñas empresas empezaron sin saber qué era un CRM y tras tomar la decisión de implementarlo han manifestado un crecimiento significativo.
Nosotros en Crentio somos partners de HubSpot y monday.com, y si estos mejores CRM para pymes te llamaron la atención, porque consideras que tienen lo necesario para mejorar tu gestión comercial, contáctanos.