Gestionar el área de compras no es asunto sencillo, sobre todo cuando tienes que lidiar con el desempeño ineficiente de algún proveedor o resolver alguna incidencia reciente, lo que puede llevarte a la conclusión de que quizá tu proceso de compras no está funcionando como debería. Sin embargo, para intentar remediarlo, es posible que busques implementar cambios de manera abrupta y sin un norte específico que permita resolver el problema de raíz.
Para obtener una medición efectiva y control de lo que sucede en este departamento, incorporar indicadores de compras puede proporcionarte una mayor visibilidad de tu proceso de adquisición, a fin de entender cómo se va desempeñando el área a lo largo de un período determinado, identificar cuando se produce un problema o error y evitar sacar conclusiones a priori, en función de incidentes específicos para tomar mejores decisiones basadas en datos.
En este artículo, hablaremos sobre cuáles son los principales KPI del proceso de compras que agregan valor, son fáciles de monitorear y cómo aplicarlos de manera eficiente en tu organización.
En términos de indicadores de eficiencia de compras, lo que nos debe interesar no es lo que ocurrió el mes pasado o el histórico de tu departamento de compras, respecto a las variaciones que se generan de un mes a otro, ya sea en incremento o disminución. Este indicador le puede ayudar e ventas o al director a entender que existe un crecimiento y que se están generando ciertos resultados o no. Sin embargo, lo verdaderamente importante es lo que está sucediendo en el presente con las compras y si efectivamente todas las órdenes que se solicitaron han sido consignadas y si el proceso es eficiente.
El histórico, si bien es importante, no puedes hacer nada para cambiarlo porque son eventos ya ocurridos. En cambio, si puedes cambiar lo que está ocurriendo en el momento, lo que todavía no ocurrió o incluso evitar que ocurra. Entonces, frente a las demoras de una solicitud de compras, puedes aplicar acciones correctivas para notificar la urgencia de dicha solicitud y brindarle una solución lo más inmediata posible para evitar retrasos mayores que podrían poner en riesgo la producción, comercialización y entrega de productos o servicios.
Como vimos anteriormente en nuestro artículo indicadores de eficiencia, el objetivo a perseguir al incorporar KPI de compras es que el indicador alcance el 100% para identificar cómo se están comportando los números del presente y entender si efectivamente has alcanzado ese 100%, y si no es así, a qué se debe esa variación. De esa manera, se simplifica la gestión atendiendo a los puntos críticos.
Existen a la hora de identificar los indicadores de compras fórmulas o requerimientos pertinentes para tu compañía. A continuación, desarrollamos los que en nuestra experiencia son los que más pueden aportar valor y reflejar lo que sucede en tu área de compras.
Esto hace referencia a quién es el cliente del proceso de compras. A veces, esta área atiende como clientes a las áreas de almacén y/o inventarios, que requieren de compras para reponer su stock, por lo que exige realizar la solicitud para obtener las materias primas o insumos.
Ahora bien, en muchas otras empresas, el área de compras no atiende a otras áreas dentro de la misma empresa, sino que trabaja para el cliente final. Aunque a veces atiende a un área crítica. Atender a varias áreas o clientes puede generar que no se tengan en claro quiénes son esos clientes y, probablemente, los indicadores clave que se tengan en cuenta para medir la eficiencia de compras no sean los correctos.
Por ejemplo, si tu proceso de compras no atiende al área de inventarios sino al área de ventas, tienes que vender y comprar, entonces, al medir con indicadores verás, en un segundo plano, cómo está funcionando la venta, porque al monitorear la venta, también encontrarás datos para monitorear la compra.
No obstante, cuando el proceso de compras no atiende a ventas sino a inventarios, el volumen de ventas no será tu prioridad sino que será la prioridad para el responsable del almacén, que es quien le va a solicitar una orden a compras. Tener confusiones en este punto puede determinar si lo que estás midiendo realmente refleja la realidad de tus procesos de compras o no.
Dependiendo de quién atienda el departamento de compras, ya sea orientado al área de ventas, al stock, las operaciones o directamente al cliente, será fundamental a la hora de decidir qué indicadores elegir, también las métricas secundarias y lo que vas a medir en un segundo plano para ayudarte a planificar de mejor manera tus compras.
En un proceso de compras, puedes comprar tanto productos como servicios, pero no todos los productos y servicios son iguales. Por eso es sumamente importante que en el macroindicador se filtren en una primera capa los productos realmente críticos y no colocar cualquier producto o servicio relacionado con la cadena de valor que no sea uno de los más vendidos o solicitados.
En muchas empresas que manejan inventarios tienen categorizados sus productos por el nivel de rotación que tienen. Estos productos de baja rotación suelen comprarse a pedido porque generalmente son difíciles de conseguir, a veces deben importarse y requieren procesos más largos.
Si tienes una empresa de servicios y existe alguno de ellos que debes contratar a un tercero para entregarlo a tu cliente, probablemente tengas que enfocarte en los servicios más críticos, ya sea por la variabilidad de sus precios, por la escasez de proveedores, incluso alguna complejidad técnica que tenga ese servicio y que requiera especial atención sobre el resto.
Si tienes productos o servicios que son más relevantes para tu organización, de la misma manera tendrás proveedores más críticos que otros. Generalmente los proveedores de los productos o servicios A y B son los más críticos. Pero también puedes tener bien desarrollada tu cartera de proveedores y aceptar que para tus productos A y B no tienes ningún tipo de riesgo, e incluir proveedores distintos. En algunos casos, el proveedor se vuelve crítico no por los productos que ofrece sino porque no tienes opciones alternativas de proveedor.
En otras palabras, el proveedor se convierte en la única opción disponible para obtener un producto, que por alguna razón no se puede conseguir de otra manera y recurriendo a otros proveedores. A veces, la criticidad del proveedor tiene que ver con la circunstancia y no con el producto. Por ejemplo, el faltante de un material en una obra de construcción.
Al final del día, entender cuáles son los proveedores más importantes te ayudará a focalizar los esfuerzos de eficiencia, es decir, intensificar algunos esfuerzos con aquellos proveedores que aporten más valor, contribuyan a que el proceso de compras se ejecute correctamente, ofrezcan visibilidad de las próximas compras, negocien los mejores precios y condiciones de pago, y tengan más posibilidades de establecer relaciones a largo plazo, lo que te permitirá como empresa asegurar la eficiencia de tu proceso de compras por más tiempo.
El empresario promedio se decantará por sostener que ambas variables son importantes para mantener a flote su negocio, pero llegará un punto en esta selección de los indicadores correctos en que tendrás que decidir la criticidad del problema: ¿Es más crítico que un proyecto se retrase o que te salga más caro? Si priorizas el presupuesto y no te importa que el proyecto se retrase, la responsabilidad va a recaer sobre el responsable de compras.
Si el valor agregado se orienta a la velocidad en los tiempos de ejecución de tus proyectos, no te va a importar, en algunos casos excepcionales, exceder tus fondos en una desviación presupuestaria para que tus clientes estén satisfechos y puedas cumplir tu promesa de valor. Existen otras cuestiones a analizar, como la mejor forma de presupuestar, cómo calcular tu plan de trabajo para cubrir ambas variables de tiempo y costo, pero en términos de compras específicas, hay que tomar una decisión.
En definitiva, no se trata de una respuesta o elección correcta, porque dependerá en gran medida de las necesidades de tu organización y si compras interpreta correctamente esas necesidades cuando realiza la orden de compra. A menudo, los clientes prefieren pagar más por tener un producto o servicio más rápido que pagar menos o barato por algo que tendrá que esperar el doble de tiempo. Este dato a tener en cuenta pone en evidencia el gran valor que las personas le asignan a la entrega de productos o servicios eficiente.
Ahora que hemos analizado la relación entre el proceso de compras y la eficiencia y las variables a tener en cuenta antes de elegir los mejores KPIs relacionados con el área de compras, llega el momento de conocer más en profundidad cuáles son de los indicadores de compra y abastecimiento ejemplos de las necesidades de tu área y la industria a la que pertenece tu compañía.
Contempla desde que surge la necesidad de la compra hasta que finalmente se entrega el producto o servicio. El ciclo promedio de compras se mide en dos sentidos:
Se mide la eficiencia del departamento de compra para ejecutar todo el proceso desde que se hace la solicitud hasta la entrega. Esto abarca desde que surge la necesidad hasta que se confirma el pedido. Esta medición es relevante porque desde el momento inicial en que nace la necesidad de la solicitud de compra, hay que realizar previamente una evaluación del presupuesto, cotizar, analizar proveedores y luego realizar el pedido. A la vez, el proveedor va a proporcionar una devolución, confirmar el pedido y a partir de ahí avanzar en la producción o distribución de ese pedido.
Dependiendo de qué tan eficiente sea el proveedor, podremos saber cómo serán los plazos de entrega de los productos o servicios. También va a depender de qué tipo de compra sea, internacional, nacional (provincial, interestatal).
Este indicador se ocupa de medir si tu proveedor entrega la cantidad especificada en el pedido. Hay que evitar los faltantes en la entrega porque esos pendientes se irán postergando o acumulando para futuras entregas y, si no tienes un registro preciso de los pagos efectuados y la diferencia a tu favor de los pedidos rechazados o productos que no te fueron entregados en su momento, probablemente estarás perdiendo dinero. Es allí donde la métrica de eficiencia de entrega del proveedor revelará si realmente tu proveedor es eficiente o no y cómo impactan estos números en tu rentabilidad.
Idealmente, el objetivo de eficiencia debería ser de 100%, pero entendemos que esos valores no reflejan la realidad del proceso de compras, por lo que a menudo estamos sujetos a enfrentar incidencias o desvíos de que el equipo no llegue a ese 100% deseado. En nuestra experiencia, contemplamos que el nivel de eficiencia que debería tener el proveedor tendría que rondar entre un 95% y un 100%. Un valor inferior a este significará una alerta de que esta persona no es lo suficientemente eficiente como para garantizar tu confianza y el normal funcionamiento de tu cadena de suministro.
Este indicador mide si se cumple adecuadamente el presupuesto de las compras. Aunque parezca una obviedad, a veces puede incumplirse este requisito o cambiarse los términos del mismo. Por ejemplo, el presupuesto del proveedor puede indicar una cifra y al momento de realizar la factura para cobrar resulta que al presupuesto inicial se le suma un 5% más por algún costo no contemplado por el proveedor.
Cabe destacar la importancia de saber diferenciar el nivel de relevancia que le asignamos, tanto al presupuesto como al la de entrega. Si bien ambos modos son funcionales al proceso de compras, estamos midiendo cuestiones distintas. De hecho, en muchos departamentos de compras suele haber inclinaciones a favor del presupuesto o del tiempo: departamentos de compras sumamente eficientes en la entrega pero con exceso de presupuesto, luego hay otros que se preocupan demasiado por el exceso de presupuesto pero resignan la calidad y el tiempo de entrega.
Lo ideal es encontrar cierto equilibrio entre presupuesto y tiempo, a fin de tener a los clientes contentos garantizando una entrega eficiente, mientras que, por otro lado, tu compañía mantiene sus gastos a raya, al analizar y seleccionar con más cuidado los proveedores que mejor favorezcan el alcance de dicho equilibrio.
Se trata de un indicador que mide la cantidad de devoluciones por piezas entregadas en un proceso de compras. Si bien es normal que en algún momento exista alguna devolución a lo largo de un periodo de tiempo manteniendo el mismo proveedor, lo ideal es que este porcentaje de devoluciones, al igual que con el indicador de cumplimiento del presupuesto, no supere el 5% para que no revele una alerta de ineficiencia en el proceso y un riesgo para tu negocio.
Este indicador se encarga de medir el porcentaje de reclamos por la entrega de productos o servicios que no cumplen con los estándares acordados en la orden de compra. Nuevamente, habrá un mínimo de tolerancia cuando algún proveedor cometa un error con la entrega del pedido. Sin embargo, superar el 5% en la tasa de reclamos debería generar una alerta de que estamos ante un proveedor ineficiente, que genera un efecto dominó de ineficiencia en todo el proceso de compras, provocando retrasos en los tiempos y sobrecostos.
Se trata de un indicador que busca calificar a los proveedores potenciales y actuales, según su nivel de eficiencia, eficacia, calidad de los insumos, etc. Para tener un score de proveedores deberías incluir antes un proceso de evaluación que te permita evaluar a tus proveedores, plantear objetivos de mejora del servicio, a fin de identificar qué proveedor te conviene, cuál deberías discontinuar por ineficiente, con cuáles deberías reunirte para negociar y establecer un acuerdo a largo plazo porque aportan más valor. Pero para llegar a esto es importante tener, no necesariamente un proceso de compras tan robusto, pero sí un área de compras que funcione al menos por un año o dos de manera estable.
La importancia de utilizar un indicador de compras radica en incorporar herramientas que incluyan funciones de medición de eficiencia. En el caso del departamento de compras, desde Crentio consideramos estos dos tipos de software: contable y de gestión.
Si actualmente tienes un software contable y estás registrando todas las operaciones allí, deberías visualizar todos los indicadores. Esta herramienta genera informes en retrospectiva sobre tu actividad con el fin de entender el histórico de tus procesos. No obstante, existen softwares contables que incluyen proyecciones a futuro, lo que podría situarlos también en la categoría de softwares de gestión, pero en la mayoría de las empresas no se utiliza en la gestión sino como herramienta de contabilidad.
A diferencia del software contable, el software de gestión te muestra no solamente lo que sucedió sino lo que podría suceder a futuro, es decir, es una herramienta que ofrece dos miradas: una que también se retrotrae al pasado como el software contable, y otra orientada a ejecutar proyecciones a futuro sobre las próximas adquisiciones que necesitarás o podrías necesitar. Algunos ejemplos de software de gestión importantes son monday.com, Smartsuite, HubSpot y Asana.
Una plataforma de Business Intelligence permite importar, limpiar, analizar y centralizar toda la información y análisis de datos de otras herramientas y procesos, implementadas tanto en compras como en otras áreas, para obtener indicadores de todo lo que sucede en tu organización en un solo lugar. Entre sus principales características se destacan:
A lo largo de este artículo, hemos analizado la importancia de la eficiencia en el proceso de compras, qué tener en cuenta a la hora de implementar indicadores y algunos KPI compras ejemplos prácticos que podrían funcionar en tu organización.
Si sientes que tu proceso de compras debería ser más eficiente o te estás enfrentando al dilema de si te conviene más priorizar el presupuesto o el tiempo en la entrega de productos o servicios, la elección de los indicadores para el área de compras correctos puede ayudarte a resolver esta cuestión y olvidarte de una vez y para siempre de los agobiantes indicadores de compras en Excel.
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