Hay una regla de oro muy conocida que dice: "lo que no se mide no se puede mejorar". Y es totalmente cierto, para que algo sea mejorable primero tenemos que medirlo, y de esta forma poder contar con un dato de referencia sobre el cual accionar.
Eso es justamente lo que se puede lograr cuando se aplica la gestión por indicadores. Al día de hoy, es más que seguro que todas las empresas han escuchado hablar sobre este método sumamente efectivo para saber cómo medir el estado general de la empresa.
Tener un informe detallado en la pantalla de la computadora con solo un par de clics sobre la salud de su empresa en todas las áreas, (marketing, ventas, servicio al cliente, producción, recursos humanos, etc.); puede ser el anhelo más grande de cualquier empresario. Y no cabe dudas de que hoy en día esto es totalmente posible.
El error más frecuente en que suelen incurrir las Pyme que buscan implementar este método es: subestimar lo que se requiere para llegar a ese nivel de organización, creyendo que lo más importante es contar con un software de gestión para obtener esos indicadores.
Sin embargo, hay algunos prerrequisitos con los que debe cumplir una empresa, que están más relacionados con la estructura organizacional (y no con tener un software), para llevar a cabo los indicadores de gestión ejemplos en salud empresarial de manera exitosa.
Sigue leyendo y descubrirás que aspectos son más importantes que una herramienta de software para implementar esta metodología.
Antes de continuar es necesario que definamos qué son los indicadores de gestión de una empresa.
Los indicadores de gestión (KPI) son los que permiten pasar a datos cuantitativos el desempeño de un proceso, teniendo siempre como base algún dato anterior con el cual se hará una comparación. En otras palabras, es tomar la realidad (la cual suele ser compleja), y transfórmala en números simples para entenderla mejor.
Un ejemplo del contexto en que se puede evaluar en base a indicadores puede ser: el número de llamadas o reuniones que tiene tu equipo de ventas, ya sea contactando prospectos en redes sociales como Linkedin o por suscripción a tu sitio web.
El objetivo de principal de usar indicadores de gestión es saber que ajustes se pueden hacer a los procesos para que estos produzcan mejores resultados; en pro del logro de metas y objetivos previamente establecidos en la empresa.
Son los indicadores de gestión ejemplos prácticos de métricas que permiten monitorear el funcionamiento de una empresa, con el fin de identificar áreas de mejora. Veamos a continuación cuáles son los beneficios más destacados.
Implica detectar qué acciones o inacciones nos llevaron a un determinado resultado.
Con suficiente información previa recopilada tienen el poder de pronosticar el resultado que alcanzaremos en una actividad, con un margen de error aceptable.
Para fijar metas realistas, es fundamental contar datos históricos relevantes. Tanto el aspecto predictivo como explicativo se potencian para entender qué esfuerzos hacer para alcanzar un nivel de desempeño determinado.
Es necesario que hablemos sobre los 3 pre-requisitos principales que hacen falta para implementar los indicadores gestión por ejemplo (y que esta produzca los resultados deseados), en tu empresa:
El primer paso consiste en diseñar una estructura organizacional que luego definirá los roles funcionales dentro de la empresa, para que cada uno de estos tenga una responsabilidad y funciones específicas con las cuales cumplir; es sin duda el primer paso para llevar a cabo una gestión por indicadores efectiva.
Siguiendo con el ejemplo anterior en el cual el indicador era el número de reuniones o llamadas que estaban teniendo los vendedores, ¿qué pasa si en la empresa todavía no se tiene definido quién o quiénes son los responsables de las ventas, y en qué proporción?
Es habitual que en las pequeñas empresas aún los dueños y fundadores continúen vendiendo, o que incluso haya roles poco claro "que a veces venden". Esto se repite en varias áreas del negocio.
El segundo paso para que la gestión basada en indicadores funcione es tener procesos definidos y que estos sean cumplidos por el equipo.
Debido a que el indicador lo que va a medir es un dato que se repite varias veces, justamente lo que arroja este dato es un proceso que también se repite; es decir; que se lleva a cabo exactamente de la misma manera la mayoría de las veces.
Teniendo en cuenta que si los procesos son diferentes cada vez, es normal que arrojen datos distintos y que a la vez pueden ser muy distantes entre sí, debido a la diferencia en la ejecución del proceso. Por ende, el indicador en este caso va a medir un dato que es prácticamente nulo.
Dicho de otra forma, este dato no servirá para tomar una decisión importante en cuanto a la mejora del proceso.
Para que un indicador cumpla su función debe contar con un contexto, el contexto a su vez lo brinda el objetivo que se quiere alcanzar, y el medio para alcanzarlo es el proceso.
Fuera de contexto, se podría decir que el indicador no sirve de nada. En otras palabras, requieren los indicadores de gestión fórmulas y ejemplos efectivos de metas y objetivos que hayamos prefijado, los cuales monitoreamos a través de los indicadores. Sin meta prevista, no hay nada que monitorear realmente.
Para seguir con el ejemplo de las llamadas o reuniones que pueda llegar a conseguir el equipo de ventas, un objetivo concreto respecto a esto puede ser conseguir 3 ventas nuevas por mes.
Habiendo fijado ese norte, el primer indicador a tomar en cuenta será
Como vemos, el indicador es útil sólo si existe un nivel de desempeño que comparar, y un rendimiento que alcanzar.
Con lo cual, ahora se podrá establecer los ajustes necesarios en el proceso para restablecer el rumbo hacia el objetivo (dado el caso que no se iba en dirección a él), y determinar los esfuerzos necesarios para alcanzarlo.
Entonces, ¿Cuándo si se puede emplear la gestión por indicadores de forma efectiva y que produzca resultados positivos?
Tomando en cuenta los puntos tratados anteriormente; lo más importante para implementar este metodología es que tu estructura organizacional tenga un nivel de madurez suficiente como para tener claramente definidos:
Los roles funcionales.
Los procesos.
Los objetivos.
No hace falta un nivel de robustez de roles, procesos u objetivos excesivamente burocráticos, o sin sentido para tu negocio. Pero debes tener en claro que son puntos que deben estar relativamente cubiertos y desarrollados antes de plantearte indicadores que realmente sean útiles.
Una vez ya estén encaminados estos tres puntos, entonces si será efectiva la gestión por indicadores; y de hecho, tendrá sentido contar con una herramienta de software que permita digitalizar dicho proceso, aprovechando al máximo los beneficios que esto le puede brindar a tu empresa.