En la busqueda de una plataforma que nos permita gestionar los proyectos o clientes que manejamos, muchas veces nos encontramos ante una limitante para gestionar las compras y los tipos de inventarios de los productos que necesitamos para ofrecer nuestros servicios.
Cuando esto sucede, terminamos combinando nuestra gestión con planillas de Excel, a fin de obtener visibilidad y control sobre las existencias de nuestros productos, cuánto dinero tenemos en almacén y qué productos son prioritarios para nuestro día a día. Sin embargo, llevar el control de los inventarios de productos para tu operación de esta forma puede ser abrumador sin un software de gestión que agilice el proceso.
En este artículo, hablaremos sobre cómo Smartsuite nos puede ayudar a tener una completa gestión de nuestros clientes, proyectos y los tipos de inventarios necesarios para llevar a cabo tu negocio.
La gestión de inventarios es sumamente importante para anticiparse a la demanda, evitar excesos de existencias y garantizar la disponibilidad de insumos, materiales y diversos productos cuando los necesites. Este enfoque establece dos objetivos fundamentales: en primer lugar, asegurar que el inventario disponible promueva la operatividad; segundo, mantener niveles óptimos para reducir los costos totales. Teniendo esto en cuenta, podemos tomar mejores decisiones informadas a partir de un control de inventarios eficiente, que ayude y complemente una entrega de servicios adecuada que el cliente valore y recomiende.
Además, gestionar los inventarios en las empresas de la manera correcta contribuye a la optimización de recursos y costos que serán de vital importancia para desarrollar proyectos grandes o asegurar la entrega eficiente del servicio. De esta manera, aunque tu modelo de negocio esté enfocado en las ventas B2B y no tengas un stock e inventarios tangibles de productos para entregar a los clientes, seguramente tendrás otro inventario de insumos o materiales para sostener tus operaciones diarias. Si bien estos tipos de inventarios no representan productos comercializables, sí forman parte de los recursos necesarios para que tu entrega de servicios sea eficiente y eficaz.
Existen distintos tipos de inventarios en las organizaciones, según su modelo de negocio. En nuestro caso particular, el foco estará puesto en los inventarios para empresas de servicios, es decir, las empresas dedicadas a gestionar proyectos a los clientes y el punto central en la entrega de servicio son las personas, es decir, las horas dedicadas a un proyecto o cliente. Generalmente, para proporcionar esos servicios se requiere contar con ciertos insumos materiales o equipamientos. Si bien estos no forman parte de las prioridades de la empresa en sí, porque si el inventario de equipamiento o materiales de productos es central, probablemente no se trate de una empresa de servicios sino de manufactura o que comercialice productos.
Si solamente prestamos un servicio y para llevarlo adelante necesitamos adquirir ciertos insumos, es posible que no se encuentre en la escala de prioridades como el servicio propiamente dicho que recibe el cliente. En la medida en que va creciendo tu empresa y la cantidad de proyectos aumenta, el valor de compra de esos insumos o materiales empieza a crecer, y puede suceder que tomemos la decisión de almacenar esos insumos y comenzar a administrarlos cuando los necesitemos.
Entonces, al acumularse estos materiales esto nos lleva a la necesidad de querer gestionar nuestro inventario de insumos para nuestros proyectos recurrentes. Es allí donde la implementación de una herramienta puede ayudarte a gestionar no solo estos proyectos de forma más dinámica, sino que te permitirá gestionar también en la misma plataforma los inventarios de estos insumos o materiales para facilitar el desarrollo de cada proyecto, sin tener que recurrir a las planillas de Excel.
Esta situación puede obligarte a tener que consultar y actualizar manualmente estos inventarios todos los días o directamente no tener inventarios, por lo que puede derivar a comprar tus insumos sobre la marcha cada vez que los necesites para avanzar en un proyecto. Naturalmente, esto puede ser un problema, porque si dependes de los tiempos de compra, puedes llegar a sufrir demoras en la ejecución del servicios, que es tu responsabilidad. Esto, a la vez, desencadena nuevos problemas. Entonces, el inventario en una empresa de servicio es fundamental porque te otorga velocidad de respuesta, dejas de depender de los tiempos del proveedor para la entrega y te ayuda a planificar de mejor manera tus proyectos o servicios y evitar ciertas fricciones con los clientes.
Esta primera clasificación obedece a la necesidad de establecer un parámetro sobre el cual partir para comenzar a entender cómo se comportan los diferentes inventarios que podemos llegar a manejar en una empresa de servicios y cómo se interrelacionan en la cadena de suministro.
Representa todo lo que se encuentra actualmente en stock al inicio de un periodo. Al realizar un recuento en el depósito, podrás identificar los insumos que tienes disponibles en un primer momento.
Involucra las cantidades de insumos o materiales que solicites al proveedor pero todavía no se ha confirmado el pedido o no se despachó. Aquí, básicamente, necesitas conocer qué cantidad del stock de tus artículos solicitaste al proveedor y aún el pedido no ha sido confirmado o despachado.
Es efectivamente todo el pedido que confirmó y despachó tu proveedor, pero que aún no ha llegado físicamente a tu depósito o almacén.
Incluye la cantidad que internamente ya reservó el equipo para sus operaciones y todavía no se ha entregado. Existe una parte del inventario que el equipo ya solicita pero que no tiene de forma tangible. Cuando tienes un proyecto iniciado, esta gestión se realiza mediante la solicitud de los materiales que vas a requerir y ya acuerdas con tu proveedor la fecha en que recibirás el pedido. Aunque aún no recibas dicho pedido, sabes que está reservado a los fines de tu negocio. Obtener visibilidad del inventario comprometido pone en evidencia el escenario asociado a los insumos que tenemos en stock, si lo que se encargó alcanza o tenemos que ingresar un nuevo pedido.
El inventario entregado es básicamente la cantidad de artículos que se entregó internamente al equipo para sus operaciones y proyectos, lo que te permitirá saber con qué materiales o insumos puede contar tu equipo para gestionar sus actividades y cumplir con los tiempos de los clientes.
Finalmente, el inventario final se va a componer de: el inventario inicial, el solicitado y el de tránsito, menos el inventario comprometido y el entregado. De esta forma, puedes obtener un panorama más amplio de todos los tipos de inventarios que puedes gestionar en tu empresa. Como habrás notado, el inventario no necesariamente es lo que puedes ver físicamente. Una cosa es lo que está inventariado y otra es lo que sí se encuentra en stock. El inventario implica entender toda la cadena de suministro, desde los materiales físicos hasta lo solicitado al proveedor, lo que se halla en tránsito y aquello que ya fue utilizado para la operación.
Ahora bien, además de conocer los tipos de inventarios, es importante reconocer los principales indicadores de eficiencia con respecto a la gestión que estés realizando.
Un indicador de inventario relevante para entender si administras bien o mal tu stock es el costo de inventario final, que mide básicamente lo que le cuesta a tu empresa obtener o completar el inventario final para saber si el presupuesto se está destinando de la manera correcta o cómo se podría mejorar, ya sea solicitando insumos más esenciales que reduzcan costos o cambiar de proveedores que ofrezcan precios más competitivos.
Este indicador señala qué tan lejos o cerca estamos del inventario final para evitar quedarnos sin stock, teniendo en cuenta que el inventario final implica el stock definitivo de existencias que puede lograr tu organización después de finalizar un proceso de compras para iniciar un proyecto. Una gran diferencia entre el inventario mínimo y el final representa una alerta de próximo desabastacimiento, por lo que es recomendable acortar esta brecha comprando los insumos que cubre la demanda de dicho proyecto.
Es un indicador que permite entender cuáles son los artículos que más se están solicitando y más se están entregando internamente. Esta métrica te ayudará a entender cuántas veces un determinado artículo necesita ser reabastecido, en función de esta rotación, desde que llega a formar parte del inventario. Generalmente, un ratio más alto indica un flujo constante de entradas y salidas de artículos, lo que puede significar un volumen más alto de proyectos en curso y de aumento de ingresos.
Finalmente, esta métrica ayuda a entender, a partir de todas las órdenes de compras solicitadas y que aún no han sido entregadas, quiénes son los proveedores que trabajan para tu organización responsables de hacer llegar esos productos a tus equipos de proyectos o servicios en el plazo establecido. Idealmente, el proveedor debe mantenerte al tanto del inventario en tránsito para asegurar una trazabilidad completa y que te garantice recibir el pedido en la fecha pautada.
Smartsuite puede llevar a cabo de forma eficiente la gestión de inventarios de tu organización de la siguiente manera.
Seguimiento y control de inventario: te permite mantener un control detallado de tus niveles de inventario en tiempo real, evitando riesgos potenciales como la sobrecompra o la escasez de insumos.
Reabastecimiento de inventario: te ayuda a automatizar el proceso de reordenar materiales cuando los niveles descienden por debajo de un umbral predefinido. Esto te garantiza que siempre tendrás suficiente stock disponible cuando tu equipo de proyecto lo requiera.
Gestión de órdenes de compra: la plataforma facilita la creación automática de órdenes de compra basadas en tus niveles actuales de inventario y las proyecciones de la demanda, lo que agiliza todo el proceso de compras.
Evaluación de proveedores: incorporar funcionalidades para evaluar el desempeño de los proveedores, a fin de asegurar relaciones comerciales con proveedores confiables que cumplan con los estándares de calidad en su mercadería, como así también en el cumpliemiento de los plazos de entrega y facilidades de financiación.
Una vez que comprendes la importancia de incluir un inventario en tu empresa de servicios, los indicadores más importantes y los tipos de inventarios que existen y que puedes incluir en Smartsuite para integrar fácilmente estos procesos a la gestión de tus proyectos, hablaremos sobre los principales beneficios de esta plataforma.
Permite vincular los proyectos y clientes con tus inventarios en Smartsuite, lo que te brinda más visibilidad, rapidez y evita la desconexión entre los procesos y proyectos. Esto contribuye a que la gestión sea mucho más escalable.
Establece ciertas reglas para que alguien que solicita un producto o que este alcance un nivel de stock determinado, automáticamente se genere una notificación o una orden de compra para el proveedor y que este, al recibir una orden con antelación, pueda garantizar el cumplimiento de los pedidos y, por consiguiente, un inventario ordenado.
Favorece una mejor articulación entre los equipos del proyecto (los que entregan el servicio) y el equipo de compras, dentro de la misma plataforma, lo que da lugar a que las personas puedan agregar comentarios, alertas y notificaciones de interés para el adecuado avance del proyecto.
Smartsuite es una de las herramientas de gestión más versátiles del mercado, ya que te permite gestionar desde proyectos y tareas hasta todos los tipos de inventarios involucrados en tu día a día. A continuación, veamos cuáles son los más importantes y qué características presentan.
El primer paso en la configuración de un sistema de inventario a través de Smartsuite es ingresar a tu espacio de trabajo y desde allí crear una solución de inventario que se ajuste a tus necesidades.
En segundo lugar, vas a crear varias tablas de inventario detallando en cada una los artículos, los proveedores, las compras realizadas y los indicadores que arroja la gestión de este conjunto. En cada tabla agregarás la descripción de cada cosa. Luego, vas a incluir un código SKU único, donde obtendrás la información de los proveedores y cualquier otra información relevante. Con estas tablas puedes entender cuál es el stock inicial, solicitado, en tránsito, comprometido, entregado y final.
Esta primera categoría incluye todo el listado de artículos o insumos, tanto los que están disponibles en stock como los que deben reponerse para mantener operativo el negocio.
En la categoría de proveedores, puedes almacenar, entre otras cosas, sus datos de contacto, de facturación, datos de pago, condiciones de crédito y evaluaciones de desempeño.
Esta tabla te permitirá saber, por ejemplo, qué artículos necesitas adquirir, a qué proveedor se los vas a comprar, cuál es la orden de compra solicitada, cuál es el valor, en qué estado se encuentra, cuál es la fecha de entrega pautada, etc.
Estas métricas te mostrarán un resumen del stock, compras y proveedores que te ayudarán a controlar en una única vista todo tu inventario de insumos de manera mucho más eficiente.
De todos tus artículos, ve a "importar datos" desde un archivo de Excel, lo cargas, revisas todas las columnas, asignas a qué categoría pertenece cada columna, haces clic en importar y ya obtendrás toda la información que necesitas en la plataforma de Smartsuite.
Aquí, debes dirigirte a tu tabla de compras para diseñar todos los campos de automatizaciones necesarias para mantener la trazabilidad con tus proveedores de todas las adquisiciones desde el momento en que inicias una orden de compra hasta que recibes el pedido.
En Smartsuite se pueden configurar distintos niveles de fórmulas muy avanzadas que te permitirán obtener información sobre la compra de un artículo en particular, a fin de poder entender cuál es el inventario solicitado, inventario en tránsito, comprometido, etc, para lograr un control progresivo de tu inventario.
Por último, dirígete nuevamente a la tabla de indicadores para crear un panel de control, donde podrás incorporar distintas visualizaciones, ya sean métricas de comparación, de progreso, gráficos circulares; también puedes adquirir información de otras plataformas, incluir una tabla dinámica, una tabla incrustada dentro del panel específico. En definitiva, puedes construir un tablero de control bastante robusto solo con la información configurada previamente.
Hemos abordado a lo largo de este artículo la importancia de la gestión de inventarios en las organizaciones, incluso en los modelos B2B, los tipos de inventarios e indicadores fundamentales que puedes incluir, sus beneficios y cómo gestionar un sistema de inventario paso a paso con Smartsuite. Si buscas integrar tus tipos de inventarios a esta plataforma de gestión y olvidarte de las abrumadoras planillas de Excel, agenda una reunión con nosotros para que te ayudemos a implementar Smartsuite con éxito.