¿Te encuentras en la búsqueda de un software CRM para tu empresa pero no sabes cuál elegir? ¿Escoger una opción entre la inmensa cantidad de ofertas de mejores CRM te parece una tarea abrumadora?
Entender cual es el mejor CRM, y buscar aquel que sea compatible tanto con pequeñas empresas como con medianas empresas, es un buen síntoma de evolución comercial, sin embargo, puede implicar un gran desafío para cualquier organización, en especial si se trata de una Pyme. A grandes rasgos el proceso de implementación de un CRM se podría dividir en dos fases:
1. La elección de la herramienta adecuada, ya sea uno de los mejores CRM disponibles en el mercado o incluso un CRM gratuito si eres una pequeña empresa.
2. La implementación propiamente dicha, con todo lo que implica hacerlo correctamente: configuración de la herramienta, capacitación de los colaboradores sobre su uso, entre otras cosas.
Aunque ambos pasos son importantes, el primero determina si el segundo se puede llevar a cabo con éxito, debido a que intentar implementar una herramienta que no es la adecuada para tu empresa será tiempo y dinero desperdiciado.
Si quieres evitar pasar por esa situación, sigue leyendo, en este artículo te mostraremos qué aspectos debes tener en cuenta para elegir una entre las mejores herramientas para tu negocio.
Si bien la tendencia hace algunos años era que las empresas desarrollaran sus propios softwares, en la actualidad, sólo una ínfima cantidad de casos específicos justificaría el desarrollo de un CRM propio.
El enorme desarrollo de la industria del software ha hecho posible que la cantidad y variedad de soluciones que hoy se encuentran disponibles sea realmente avasallante, permitiendo que no sea necesario asumir el riesgo ni la inversión de tiempo y recursos que implica desarrollar una herramienta de este tipo desde cero.
Además de existir una oferta cada vez mayor, estas herramientas en la nube se han vuelto más versátiles en cuanto a su configuración, lo que ha permitido que su nivel de adaptabilidad en base a las características de cada negocio aumente también, haciendo que rara vez las necesidades propias de una Pyme requieran del desarrollo de su propia herramienta.
Al momento de decidir cambiar la herramienta de CRM o implementar una por primera vez, es normal que las personas opten por comenzar haciendo una búsqueda rápida en el mercado de las alternativas disponibles para hacer una comparación al menos preliminar; sin embargo, hacerlo sin tener claros cuáles son los requerimientos específicos de tu organización en lugar de orientarte, puede generar mucha confusión.
Existe la posibilidad de que te pierdas en los extensos listados de funcionalidades que cada software ofrece, haciendo comparaciones entre herramientas pero perdiendo de vista si esas son útiles o no en esta etapa para tus vendedores y el resto de la empresa.
Lo recomendable para evitar que esto suceda es hacer un diagrama de tu proceso comercial y definir correctamente cuales son las necesidades específicas de tus áreas de marketing y ventas; para así separar cuáles son las funciones indispensables y deseables con las que debe contar la plataforma adecuada, antes de comenzar a evaluar precios y otros aspectos.
Ejemplo: Un software puede ofrecer hasta 500 minutos de grabación de llamadas al mes por vendedor, ¿Pero cuántas llamadas realmente hace tu equipo comercial, que ameritaría ser grabadas realmente?
Otras de las necesidades específicas de tu empresa pueden ser:
Para satisfacer esta necesidad, será conveniente contratar una herramienta CRM (customer relationship management) que ofrezca en la licencia evaluada la capacidad de personalizar los registros con flexibilidad.
Para resolver esto, lo ideal sería un sales CRM gratis o pagos que cuente con un sistema de puntuación de prospectos que le permita a tu equipo de ventas calificarlos y así contactar a aquellos que consideren más aptos.
Las funcionalidades de informes de ventas de un CRM puede ayudar a identificar los cuellos de botellas y por ende permitirles hacer los ajustes necesarios en su proceso comercial para mejorar el flujo de clientes en el embudo de ventas.
Por otro lado tener claras las funcionalidades necesarias que con que deben contar también es imprescindible, algunas de las más comunes son:
De esta manera, todas las herramientas cuyas funciones no encajen dentro del listado de deseables deben descartarse, debido a que pueden favorecer un análisis errado sobre cuál es la herramienta indicada.
Cuando entras en contacto con un fabricante de Software o con uno de sus socios comerciales (partners), es probable que te ofrezcan una demo en vivo de cómo funciona la herramienta. O también puede que investigando en Internet encuentres estos recursos en YouTube y conozcas de esta forma el funcionamiento de la herramienta.
Sin embargo, lo recomendables es que antes de avanzar en el proceso de implementación pidas una prueba gratuita temporal que te permita simular varios escenarios de tu proceso comercial de principio a fin. Existen muchas versiones de CRM gratuitos para comenzar, y si alguno te convence, continuar hacia las funciones avanzadas.
¿Por qué hacemos esta recomendación? Pues porque en esta etapa es importante no dejarse llevar por las "funcionalidades llamativas" (pero que pueden resultar de poca utilidad para tu proceso comercial), sino validar el nivel de adaptación de la herramienta a tu propio proceso de ventas.
También es importante que al pedir este periodo de prueba te asegures que te otorguen una licencia del mismo plan o nivel que estás evaluando. Es común que las empresas de software ofrezcan por defecto pruebas gratuitas de algunas semanas, pero en general estarás probando de las mejores opciones de licenciamiento de ese software. Por eso debes asegurarte de testear el mismo plan que estás evaluando comprar, y asi evitar malos entendidos.
Para poder definir las características específicas con las que debe contar el CRM para tu organización, es necesario también identificar cuáles son los equipos que usarán la herramienta. Aunque en la mayoría de los casos la elección de estas herramientas viene por parte de la gerencia, es recomendable involucrar a miembros del equipo en el proceso.
Hacerlo de esta forma no solo fortalece la relación entre los colaboradores, sino que también favorece la implementación de la herramienta. Una forma de llevarlo a cabo podría ser haciendo un listado de todos los equipos que usarán la herramienta, luego reunirlos y preguntarles qué funcionalidades les gustaría que tuviese, pedirles que prueben distintas soluciones; y al final, elegir la herramienta que encontraron más útil y fácil de implementar.
Los testimonios y casos de éxito son geniales, puesto que ayudan a brindar prueba social de que el servicio le ha aportado valor a otras personas en el pasado.
Pero dado que las características y necesidades de cada empresa son diferentes, es recomendable que pidas referencias de empresas cuyos casos de uso sean similares al tuyo. Tener la oportunidad de hablar con quienes tenían un desafío similar al que presentan en tu organización en cuanto a necesidades de software, tiene mucho más valor que cientos de casos de éxito de empresas que cuentan con características completamente diferentes.
No necesariamente tiene que ser empresas que se dediquen a la misma actividad, sino que su proceso comercial, tamaño y necesidades específicas, sean similares a las de tu negocio.
Entendiendo que las herramientas son tan útiles como el uso que logramos darle, es importante que aunque no se trate de aspectos tecnológicos propiamente dichos, tomes en consideración los siguientes puntos respecto al servicio técnico:
Y respecto a los servicios relacionados, debes evaluar qué nivel de apoyo en cuanto a capacitación e implementación que te ofrece el fabricante de software, bien sea de manera directa o a través de terceros asociados.
En los últimos años han ganado popularidad varias páginas dedicadas a la comparación de softwares para empresas como G2 Crowd, Gartner y otras más. En estos sitios encontrarás una gran cantidad de información sobre las herramientas de software más populares, así como también evaluaciones de los usuarios, reseñas del servicio técnico, comparación entre los mejores planes, entre otras cosas.
Sin embargo, nuestra recomendación es dejar este paso como la última validación luego de haber atravesados los anteriores. La razón, es que en general estarás leyendo las puntuaciones de empresa que se parecen muy poco a la tuya, y por ende sus calificaciones y opiniones podrían confundirte en lugar de ayudarte.
Entonces, ¿Cuál es el valor real de las reseñas? Debes enfocarte principalmente en los aspectos que los usuarios han marcado como negativos y usarlos como pista para poner a prueba la herramienta, indagar con el vendedor sobre estos aspectos, e intentar dimensionar el impacto que podría tener esto para el uso en tu organización.
Al leer este tipo de reseñas enfócate más en lo que otras personas señalan como 'deficiente' de la herramienta antes de fijarte en lo que consideran adecuado y dejar llevarte por ello.
En otros artículos recomendados de nuestro blog, ya hablamos de distintas herramientas, tanto para la gestión de tareas como para la gestión comercial. Dentro de estos últimos, veamos ahora cuáles son los CRM más destacados por sus mejores funcionalidades.
Monday CRM es una solución completa enfocada en la gestión de ventas. La herramienta es intuitiva y fácil de usar, por lo que garantiza la permanencia de clientes potenciales y ahorrar tiempo en largas búsquedas de prospectos.
Esto es posible gracias a su rápida configuración y adopción de datos actualizados en una sola plataforma centralizada, lo que permite a través de filtros o atajos acceder a la información en cualquier momento y obtener una visualización personalizable en el calendario de la carga de trabajo de los equipos comerciales.
Hubspot es una plataforma CRM que incluye funciones de marketing, ventas, servicio al cliente, operaciones y gestión de contenidos. Cada producto de la herramienta está conectado a la misma base de datos del CRM, de modo tal que puedas obtener información más completa de todos tus contactos en cada etapa del recorrido del comprador.
Como software de ventas, permite recopilar datos importantes de tus prospectos, automatizar las tareas monótonas y repetitivas e impulsar el cierre de negocios. Además, incluye una funcionalidad que permite programar reuniones y un chatbot para responder las preguntas o consultas de los prospectos y clientes.
El CRM de Odoo es una aplicación que te permite enfocarte en las necesidades de tus clientes. Se ocupa de brindar seguimiento, obtener pronósticos precisos para potenciar las oportunidades de cierres. La vista de kanban organiza oportunidades por etapa, y con la función de arrastrar y soltar puedes desplazarte por etapa para comprobar el estado de tus negocios. También puedes agendar llamadas y reuniones o programar el envío de correos y cotizaciones.
Salesforce es una herramienta de gestión de relaciones con los clientes integrada en la nube que une a todos los departamentos, incluidos marketing, ventas y servicios en una única vista compartida de cada cliente. Además, visibiliza la actividad entre áreas generando reportes en tiempo real y posee 3 actualizaciones automáticas por año, a través de funciones analíticas, IoT, inteligencia artificial, entre otras, para todos sus usuarios suscriptos.
El CRM de Zoho es una herramienta que permite gestionar el ciclo de vida de los clientes facilitando las tareas de marketing, ventas, servicios al cliente, gestión de inventarios, etc., desde una misma plataforma. Se integra a otras aplicaciones y puede realizar pronósticos y recomendaciones de ventas con un asistente virtual que utiliza IA y deep learning.
Es una herramienta ERP y CRM desarrollada por Microsoft que proporciona gestión de ventas, servicio al cliente y acciones de marketing. Es comercializado como On premises software o como software como servicio.
Sabemos que este tipo de análisis son difíciles de llevar a cabo, por ende si notas que en tu empresa necesitan ayuda externa para elegir la herramienta adecuada es recomendable que la busquen.
La visión de un profesional externo puede ayudarles a ahorrar tiempo y dinero en la elección de la herramienta CRM y su implementación exitosa. No olvides considerar las redes sociales y el correo electrónico como canales de comunicación y las preguntas frecuentes para aclarar dudas.
En resumen, la elección de un sistema CRM es crucial para potenciar tus ventas y el éxito de tu negocio. Considera cuidadosamente todas las opciones disponibles y busca el CRM que mejor se adapte a las necesidades de tus clientes potenciales. Con la decisión adecuada, podrás mejorar la eficiencia de tus operaciones comerciales y alcanzar tus objetivos empresariales.
Si este artículo te ayudó a tomar esa deción, agenda una videollamada con nosotros para que podamos ayudarte a implementarlo con éxito.