¿Excel si o Excel no?
Es importante señalar algo que todos conocemos, pero que tendemos a olvidar mientras desempeñamos nuestro trabajo profesional: Excel es una herramienta de planillas de cálculo. Es decir que no ha sido desarrollada para la gestión de tareas ni proyectos, y por ende por más que todos conozcamos de su versatilidad, lo cierto es que tiene un límite.
Por supuesto que podremos encontrar en internet algunos consejos para convertir tus planillas de cálculo en soluciones bastante más complejas: gestión de stock, gestión de indicadores, gestión de ventas...y la lista sigue casi indefinidamente. Puede que los aspectos básicos queden cubiertos, pero como es lógico de pensar, al no ser una herramienta diseñada para esos fines, nos toparemos con una serie de barreras y dificultades.
¿Por qué es tan común el uso de planillas de cálculo para la gestión?
Una de las razones principales se debe a que hasta hace algunos años, la única manera de tener acceso a herramientas de software era adquiriendo una licencia. En este escenario, siendo Excel una herramienta incluída dentro del paquete de Microsoft Office, su alcance fue increíblemente masivo tanto en el mundo de las empresas como de uso doméstico.
Fue tal el impacto que el conocimiento avanzado sobre este software durante años se volvió en una condición de contratación para las empresas, que debían resolver la gestión de sus procesos de trabajo con la herramienta que ya disponían.
Dolores de cabeza por usar Excel para gestión de proyectos
Existen industrias en donde la gestión de proyectos representa la forma central en que ejecutan sus Operaciones y/o entregan su servicio, tales como arquitectura, marketing, consultoría, y más. Sin embargo y aún cuando no sea el core de su negocio, todas las empresas tienen la necesidad de llevar adelante proyectos para su desarrollo, con mayor o menor frecuencia. Entre estos podemos mencionar: el desarrollo de productos, mudanzas de sede, desarrollo de software, cambios organizacionales y más.
En todos estos casos es común encontrar empresas que lo están llevando adelante en Excel, o bien en su equivalente en la nube del gigante Google: Google Spreadsheets. A continuación vamos a revisar las principales consecuencias que esto podría traerles en tu equipo.
Permisos de edición
Es habitual que en un mismo proyecto se requiera la colaboración de un grupo de personas de una o varias áreas del negocio, o bien incluso externas al mismo (freelancers, clientes, proveedores entre otros). Esto significa que es normal y deseable lograr establecer roles dentro del proyecto, que permitan diferenciar los grados de acceso a la información de las personas, como así también de actualización de los datos. Lograr este nivel de detalle y segmentación dentro de una planilla de cálculo es muchas veces poco factible, o bien es lograble luego de un enorme esfuerzo de configuración de la herramienta que termina por no justificarlo.
Alertas por vencimientos
Los proyectos por naturaleza se basan en avances parciales a lo largo del tiempo; y para esto las fechas límite o deadlines se vuelven cruciales. Ahora bien, dado que para Excel o Spreadsheet nuestras fechas son simplemente texto plano (con formato de fecha, es cierto, pero sin cambios en la funcionalidad para este fin). Como consecuencia, no podremos pedirle a la planilla que nos advierta ante la proximidad de una fecha límite cuando la tareas no ha sido completada (preventiva) ni tampoco que notifique a los responsables cuando una fecha límite se ha incumplido (correctiva).
Cronogramas de Gantt
Poner dentro de una línea de tiempo visual las actividades en función de su vencimiento suele ser una necesidad de todo equipo de proyectos. Esencialmente esto nos permite tener una idea mucho más clara de cómo se vé nuestro avance, y qué demoras pudieran ocurrir entre tareas con dependencia ante un incumplimiento.
Sin embargo, al trabajar en planillas de cálculo, los tradicionales diagramas de Gantt no pueden construirse de manera automática basándose en nuestras fechas clave en Excel. Como consecuencia, las líneas de tiempo suelen dibujarse al comienzo del proyecto tomando las fechas ideales en que se espera se logre la ejecución: pero en la realidad es frecuente que se requiera modificar las mismas (y de hecho se hace), dejando nuestro diagrama obsoleto.
Comunicación no integrada
Incluso asumiendo que hayamos logrado resolver los puntos anteriores, la comunicación entre las personas no quedará plasmada en conjunto con la evolución del trabajo. Como consecuencia, el equipo llevará adelante sus conversaciones relativas al proyecto en otras plataformas (típicamente correo electrónico, WhatsApp, y reuniones). Todos hemos sentido la frustración de nadar en cadenas de mensajes para encontrar un dato clave sobre una actividad, al no tener la posibilidad de dejar fijadas nuestras conversaciones junto a las tareas clave que les dieron origen y sentido.
Gestión de archivos
De manera similar a las conversaciones del equipo, los archivos suelen formar una parte muy significativa del avance de un proyecto, tanto como piezas clave para avanzar como también como respaldo de haber concluído ciertas tareas (órdenes de compra, fotografías de avance, certificados y más).
Esto lleva nuevamente a que se recurran a otras plataformas, incrementando aún más la fragmentación y con ello la sensación de que "todo está por todas partes". Algunos equipos buscan resolver esto al utilizar repositorios de archivos como Dropbox y/o Google Drive.
A pesar de que estas plataformas son excelentes para la gestión de archivos y documentos digitales, lo que no resuelven en este caso es la disponibilidad de los mismos "junto a la tarea" o actividad clave, es decir la posibilidad de adjuntarlos en el entorno en que son relevantes. Esto se vuelve mucho más importante a medida que la cartera de proyectos de la empresa crece, y con ello la complejidad de archivos a conservar y encontrar.
Encontrar la "versión correcta"
Todo equipo que lleve adelante la gestión de proyectos utilizando tanto Excel como Google Spreadsheets han vivido la engorrosa tarea de encontrar la versión más actualizada del archivo en que están llevando a cabo su gestión.
Esto ocurre porque al tratarse de herramientas que no han sido originalmente diseñadas para esto, no resulta tan sencillo lograr una correcta indexación de las hojas de cálculo, dependiendo entonces del orden a través de carpetas, y otras nomenclaturas. Algo similar ocurre entre equipos que debieran utilizar "la misma plantilla" para llevar a cabo sus proyectos, típico de empresas que trabajan por proyectos. Es usual encontrar discrepancias, versiones mejoradas que no han sido compartidas a todos y más dificultades asociadas simplemente a no contar con una herramienta adecuada.
Reportes de información en tiempo real
Si bien se pueden crear algunos gráficos básicos a través de la información contenida en nuestras columnas y celdas, lo cierto es que para llegar a niveles de reportería más avanzados seguramente nos toparemos contra una pared. Ejemplos de esto son: medir el grado de ocupación de las personas, el tiempo que tomó completar una tarea, el promedio de retrasos, entre otros.
Ante esto, los líderes de proyecto o del equipo invierten horas y horas de trabajo manual para construir reportes, que tan pronto como se construyen se vuelven obsoletos, ya que se tratan de una "fotografía", es decir de una captura estática de la información. Al mismo tiempo y como resultado de esto, "jugar con los datos" al buscar filtrarlos y re-ordenarlos para interpretar diferentes aspectos del proyecto, se vuelve nuevamente en una tarea manual, y por ende suelen simplemente obviarse (a pesar del valor que podrían aportar al negocio).
Hay una mejor manera
Luego de haber leído este post es posible que te hayas sentido identificado con más de uno de los ítems que hemos señalado e incluso es factible que en tu equipo enfrenten otros desafíos que no aparecen en este listado, pero que tienen la misma causa raíz.
Mientras que en años pasados las empresas debían comprar por cada herramienta de software que querían emplear, hoy existen innumerables opciones de plataformas y aplicaciones en la nube con licenciamiento gratuito, o freemium (un nuevo término que implica que la solución ofrece una serie de funcionalidades gratuitas, pero que para acceder a algunas más avanzadas y/o ilimitadas se requiere de hacer una contratación).
Si crees que tu empresa pudiera beneficiarse de soluciones de este tipo, te recomendamos leer nuestro post sobre 5 Mejores herramientas de software para la gestionar actividades.
Allí encontrarás un listado de nuestra selección de plataformas que han demostrado tener la solidez y trayectoria suficiente para que garantizar que tu empresa podrá beneficiarse de una solución de ese tipo.