La planificación estratégica es un proceso crucial para cualquier organización que busca definir su dirección a largo plazo, establecer objetivos claros y determinar las acciones necesarias para alcanzarlos. Permite a las empresas alinear sus recursos y esfuerzos con sus metas organizacionales, lo que facilita la toma de decisiones informadas y mejora la eficiencia en la ejecución de los planes. Sin una estrategia bien definida, las organizaciones corren el riesgo de perder enfoque, desperdiciar recursos y enfrentar dificultades para adaptarse a un entorno cambiante.
SmartSuite es una plataforma versátil que facilita la gestión de la planificación estratégica al proporcionar herramientas integradas para el seguimiento de objetivos, iniciativas y tareas. A través de su interfaz intuitiva, las organizaciones pueden crear soluciones personalizadas que se ajusten a sus procesos específicos, centralizando la información y permitiendo una visibilidad completa del progreso en tiempo real. También ofrece funciones avanzadas como automatizaciones, vistas personalizables y permisos de acceso, que permiten a los equipos colaborar de manera más eficiente y mantener el control sobre los datos críticos.
Con SmartSuite, la planificación estratégica se convierte en un proceso más ágil y eficaz, asegurando que los objetivos se mantengan alineados con las acciones diarias y que el equipo esté siempre enfocado en las prioridades correctas. En este artículo, veremos cómo puedes usar SmartSuite para la planificación estratégica básica, más específicamente, cómo rastrear objetivos, iniciativas, tareas e informes de estado en una solución.
La planificación estratégica es un proceso metodológico que permite a las organizaciones definir su visión, misión y objetivos a largo plazo, así como diseñar las estrategias necesarias para alcanzarlos. Este proceso implica un análisis exhaustivo tanto del entorno interno como externo de la organización, lo que incluye la evaluación de fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas (análisis FODA). La planificación estratégica busca alinear los recursos y capacidades de la empresa con las demandas del mercado, asegurando que las decisiones tomadas estén en consonancia con los objetivos generales de la organización.
Además, la planificación estratégica permite a las organizaciones anticiparse a los cambios del mercado, identificar nuevas oportunidades y minimizar riesgos. A través de esta metodología, las empresas pueden establecer un rumbo claro y coherente, asegurando que todas las áreas de la organización trabajen en sinergia hacia el logro de metas comunes, lo que facilita el cumplimiento de los objetivos a corto, mediano y largo plazo.
La planificación estratégica se desarrolla a través de varias fases o etapas, cada una de las cuales es fundamental para establecer un rumbo claro y efectivo para la organización. Aquí te explicamos cada una de estas fases:
Esta fase inicial implica una evaluación exhaustiva del entorno interno y externo de la organización. Se utiliza el análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas) para identificar los factores que pueden influir en el logro de los objetivos estratégicos. Este análisis ayuda a comprender las capacidades de la organización, así como las condiciones del mercado, tendencias, competencia y otros factores externos que podrían impactar en el futuro de la empresa.
Una vez realizado el análisis del entorno, la organización debe definir o revisar su misión (razón de ser), visión (dónde quiere llegar en el futuro) y los valores que guiarán sus acciones. Estos elementos fundamentales actúan como la brújula que orienta todas las decisiones estratégicas y tácticas de la empresa, asegurando que se mantenga el enfoque y la coherencia en el camino hacia los objetivos a largo plazo.
En esta etapa, se establecen objetivos específicos que la organización quiere alcanzar. Estos objetivos deben ser claros, medibles, alcanzables, relevantes y con un plazo de tiempo definido (criterios SMART). Los objetivos estratégicos sirven como metas concretas que guiarán las acciones de la organización, alineando los esfuerzos de todos los departamentos y áreas funcionales hacia el logro de la visión organizacional.
Con los objetivos definidos, la siguiente fase implica la creación de estrategias que describan cómo se alcanzarán esos objetivos. Esto incluye la selección de acciones y tácticas que aprovecharán las fortalezas de la organización y abordarán sus debilidades, mientras se explotan las oportunidades del mercado y se mitigan las amenazas. Las estrategias deben ser flexibles para adaptarse a cambios en el entorno y deben considerar los recursos disponibles de la organización.
Esta fase se centra en la ejecución de las estrategias definidas. Involucra la asignación de recursos, la asignación de responsabilidades y la puesta en marcha de los planes de acción. Es crucial que haya una comunicación efectiva durante esta etapa para asegurar que todos en la organización comprendan sus roles y cómo contribuyen al éxito general del plan estratégico.
Finalmente, la fase de monitoreo y control asegura que el plan estratégico se esté implementando correctamente y que esté logrando los resultados esperados. Esto implica el seguimiento continuo de los indicadores de desempeño clave (KPI), la evaluación de los progresos y la realización de ajustes en las estrategias si es necesario. El monitoreo permite a la organización mantenerse ágil y adaptarse a cambios en el entorno o en las condiciones del mercado.
Estas fases de la planificación estratégica son interdependientes y cíclicas, lo que significa que el proceso es continuo y debe revisarse y actualizarse regularmente para asegurar que la organización se mantenga en el camino correcto hacia sus objetivos a largo plazo.
Comenzaremos en nuestra tabla de objetivos, donde centralizamos todos los objetivos que se articulan con el objetivo mayor y recopilamos mucha información sobre él. En esta vista de cuadrícula "Todos los objetivos por departamento", tenemos nuestros objetivos listados con su propietario, su estado, el seguimiento del logro, así como el período de tiempo y la prioridad de estos, junto con algunos campos de descripción.
En esta solución, los objetivos se encuentran en la parte superior de la jerarquía, con las iniciativas alimentando los objetivos y las tareas alimentando las iniciativas. En los objetivos, podemos visualizar el progreso en diferentes vistas y en un lugar centralizado, como un tablero de control. También podemos mantener informada a la dirección centralizando los datos más importantes sobre nuestros objetivos.
Por ejemplo, tenemos algunos widgets que muestran el logro de objetivos, cuántos objetivos activos tenemos, el logro de iniciativas, etc. Estos widgets hacen que la información sea muy fácil de encontrar. Al hacer clic en los widgets, podemos ver los detalles y la información sobre esta métrica.
En las iniciativas, podemos ver cuál es el estado, el porcentaje completado de las tareas, quién es el propietario y cualquier actualización de estado relevante. Podemos incrustar otras vistas como gráficos y cuadrículas para obtener informes de alto nivel de las actualizaciones de estado y las iniciativas que se están llevando a cabo por departamento.
Volviendo a la vista de cuadrícula, podemos dar visibilidad a nuestro equipo utilizando vistas compartidas, como esta cuadrícula compartida, lo que nos permite enviarla a las personas para recibir actualizaciones en tiempo real sobre estos objetivos. Las configuraciones de permisos también hacen que la gestión de datos sensibles sea sencilla, permitiendo a los equipos bloquear cierta información o incluso asignar acceso, lo que da visibilidad a quienes están asignados a ciertos registros.
Pasando a las iniciativas, estas alimentan los objetivos y los traducen en planes accionables. Al movernos a las iniciativas por objetivo, podemos ver el desglose de cómo nuestras iniciativas se relacionan con el objetivo, el estado y la fecha de vencimiento de todas ellas y con qué departamento se relacionan. Cuando abrimos una de estas vistas de registro, se nos lleva al diseño de página donde podemos personalizar los campos en la página.
Gestionar tus iniciativas en SmartSuite es tan efectivo porque puedes consolidar la información desde los niveles de la jerarquía hasta los objetivos. Supongamos que estamos viendo todas las tareas relacionadas con esta iniciativa y sumamos cuál es el porcentaje completado, de manera que podemos consolidar esa información en el objetivo. También puedes ver cuándo se envían las actualizaciones de estado, cuál es la última fecha de una actualización, lo que puede desencadenar la necesidad de que un equipo o un individuo envíe una nueva actualización de estado. Tener estos campos calculados nos permite extraer esa información automáticamente.
Pasemos ahora a nuestra tabla de tareas, donde centralizamos todos los pasos individuales necesarios para completar una iniciativa. Así que todo el trabajo que se destina a las iniciativas que conforman los objetivos. Asigna la propiedad a una tarea individual a través de nuestro campo de asignación, asigna fechas de vencimiento y prioridades, como en otras tablas, y colabora justo donde se está realizando el trabajo.
Podemos trabajar junto con nuestro equipo, integrándolos en el contexto de este registro mediante menciones, lo que nos permite asignarles tareas, asignaciones de registros, así como las asignaciones comunes. Ambas aparecerán en la sección "Mi trabajo" de nuestro equipo, que centraliza todas esas tareas a lo largo de la solución. También podemos definir dependencias y mostrar la relación entre nuestras tareas que conforman las iniciativas y verás eso en una vista de Gantt, y luego podremos relacionarlas con nuestra iniciativa y con el objetivo al que pertenece dicha iniciativa.
Podemos visualizar este desglose del trabajo en diferentes vistas, por ejemplo, una vista de Gantt, pudiendo arrastrar elementos a través de estados, pero también en una vista centrada en el tiempo, como una vista de Gantt, donde podemos visualizar la duración estimada de cada iniciativa basada en la duración de las tareas y las dependencias que están formando parte.
Nuestra vista de Gantt facilita enormemente la programación al poder cambiar la fecha de inicio de una tarea y programar automáticamente las tareas sucesivas. El motor de automatizaciones permite enviar recordatorios para asegurar que el trabajo se complete.
En esta automatización, incluimos un recordatorio para enviarse cuando una tarea vence en 3 días y vamos a enviar un correo electrónico al propietario de la tarea informándole que tiene una tarea pendiente. Otra automatización también puede enviar correos electrónicos mensuales a los stakeholders clave. Por ejemplo, puedes enviar un correo electrónico de actualización de estado a los propietarios de un equipo específico, enviándoles un enlace a un formulario de actualización de estado donde pueden enviar sus actualizaciones sin tener que iniciar sesión en SmartSuite.
Esas actualizaciones de estado se alimentarán en nuestra tabla de actualizaciones de estado. Cuando se envía un formulario por correo electrónico automatizado, los informes de estado se almacenarán allí, donde se pueden tomar decisiones informadas. Los cambios en el estado de la iniciativa pueden ser modificados o incluso las fechas de las tareas pueden necesitar ser movidas o retrasadas dependiendo de lo que esté sucediendo con la actualización de estado.
En resumen, SmartSuite te permite gestionar tus tareas, iniciativas y objetivos manteniéndolos en el camino correcto, proporcionando a las personas correctas la información importante, como en el tablero de objetivos, permitiéndote colaborar y centralizar tareas dentro de la sección "Mi trabajo", utilizando automatizaciones para aumentar la eficiencia y mantener el trabajo en movimiento y utilizando diferentes vistas para recopilar información de los interesados, como nuestro formulario de actualización de estado.
Si es Smartsuite la herramienta que necesitas para tu planificación estratégica, agenda una reunión con nosotros para que te ayudemos a implementarla.