De la montaña de papeles a la montaña de aplicaciones
Incluso en organizaciones donde gran parte del trabajo está procedimentado, lo cierto es que resulta casi inevitable que surjan pendientes, tareas o actividades que requieren de cierto tratamiento puntual, y que no siempre es tan sencillo de clasificar dentro de una categoría en específico.
Casi que lo único que guardan en común, es ser poco estandarizables y poco predecibles. Como tal no ameritan incluirlas en un proceso en sí mismo, ni tampoco quedan encuadradas dentro de las herramientas de software comunes que utilizan en la empresa.
Ante esto, cada persona suele encontrar sus propias maneras de generar orden, y así evitar (o intentar) que algo pueda pasarse por alto. En una escritorio tradicional, esto hubiera sido una pila de papeles en un esquina, con anotaciones y recordatorios.
Hoy es más frecuente que ese desorden esté presente, pero ya no en el escritorio en sí mismo sino más bien en la dispersión de herramientas que muchos profesionales utilizan para sacar adelante su trabajo: planillas de recordatorios de un proyecto en Excel, block de notas en el escritorio local, emails marcados como "no leídos". post its frente a la pantalla y varias cuentas en herramientas de organización creadas, que nunca se usaron más de una tarde.
¿Te sientes identificado? Entonces te recomendamos continuar leyendo este post, donde te compartiremos las mejores herramientas de software para gestionar actividades, actualizado a 2022.
¿Qué son herramientas de gestión de actividades?
Sin caer en formalismos, podemos decir que se tratan de softwares que permiten ingresar pendientes de forma manual (o automatizada), y ayudan al usuario al permitirle consolidar cierta información clave para la ejecución, la coordinación con otras personas y así prevenir retrasos y/u olvidos.
Por supuesto, existen en el mercado algunas mucho más complejas y abarcativas que otras, y la elección debiera depender más que de estas funcionalidades, de las necesidades reales de los usuarios que tendrán las mismas.
Dicho esto, ¡Comenzamos con el listado!
Trello
Probablemente una de las mejores herramientas en la nube para gestionar tareas simples, Trello es una herramienta pionera en el mercado, ya que está disponible desde hace más de una década para usuarios de todo el mundo. Con una interfaz muy sencilla y una lógica de uso realmente simple, emula un tablero de Kanban, permitiendo crear tareas en forma de "tarjetas" y sacar adelante el trabajo al avanzarlas por columnas que suelen representar los distintos estadíos en que se encuentra la misma.
Otra gran característica de la herramienta es que puede comenzar a utilizarse sin pagar por una licencia,ofreciendo una solución simple pero bastante sólida, aunque por supuesto existen planes que mejoran sus capacidades.
Rango de precios de planes: de USD 0 a USD 17,50 por usuario.
Principales ventajas: sólido plan gratuito y facilidad de aprendizaje
Principal desventaja: su simpleza hace que no sea la mejor herramienta para coordinación de actividades complejas, con subtareas o diferentes niveles de jerarquías involucradas. Por esta misma razón, su capacidad de generar reportería es bastante inferior a las demás plataformas en su categoría.
Sitio web: https://trello.com/es
monday.com
Sin lugar a dudas una herramienta de enorme auge en el mundo de la gestión de proyectos y gestión de procesos.
Esta plataforma israelí que naciera como un software pensado casi que exclusivamente para la gestión de proyectos se ha robustecido de manera notable, permitiendo llevar adelante una enorme gama de tareas y procesos en ella, con una notoria solidez. Recientemente ha incorporado en su oferta la de licenciamiento gratuito para equipos pequeños, aunque en la práctica se encuentra tan limitada que es virtualmente imposible utilizar monday.com sin acceder al menos a un plan básico.
A diferencia de Trello, podemos decir que su curva de aprendizaje es algo distinta: mientras que un usuario promedio puede dominar en tan solo algunas horas los fundamentos de la plataforma para un uso básico, convertirse realmente en un experto en la misma puede tomar varios meses, y un grado avanzado de práctica.
Es decir que dependerá del nivel de complejidad de lo que se desea llevar adelante si se trata de una herramienta adecuada o demasiado robusta.
Rango de precios de planes: de USD 0 a USD 40 por usuario.
Principales ventajas: las funciones básicas se aprenden con gran facilidad y es sumamente intuitivo. Si luego el equipo quiere darle un uso avanzado, puede crecer y escalar dentro de la misma plataforma. Por su diseño pensado para escalar dentro de equipos pequeños hasta grandes compañías, su capacidad de reportería es de las más avanzadas dentro de esta clase de herramientas.
Principal desventaja: paradójicamente su versatilidad puede ser un poco abrumadora si no se cuenta con ayuda para su implementación, y se está buscando hacer un uso avanzado de ella. Para una gestión de tareas muy simple y personal, puede resultar un poco costosa frente a otras alternativas mucho más limitadas del mercado, si se toma en cuenta que su versión gratuita no permite crear más de 200 tareas.
Sitio web: https://monday.com/lang/es/
ClickUp
Esta herramienta nacida en Estados Unidos guarda una cierta similitud con monday.com, aunque por supuesto cuenta con méritos propios para destacarse entre la multitud de plataformas y formar parte de nuestro listado.
ClickUp es un software en la nube sencillo de utilizar para la gestión de tareas, y su versión gratuita es mucho más flexible que su par de monday.com. Es una muy buena alternativa para el trabajo en equipo ya que se integra con una vastedad de otras plataformas en la nube con cierta facilidad, y su extensión para Google Chrome es realmente útil para la gestión de tareas a nivel individual. Vale destacar por momentos se comporta con cierta lentitud y no es del todo inusual que sea necesario re-ingresar ciertos datos debido a microfallas en el funcionamiento, pero nada demasiado alarmante.
Respecto de su curva de aprendizaje es sencillo aprender a utilizarla (algo menos intuitiva que monday.com y Trello), pero para alcanzar un grado elevado de conocimiento se requerirá de ayuda externa. Al haberse popularizado bastante en los últimos 18 meses, hoy es posible encontrar una buena cantidad de guías y tutoriales gratuitos en internet que ayudan en esta tarea.
Rango de precios de planes: de USD 0 a USD +19 por usuario.
Principales ventajas: una herramienta poderosa, con una de las mejores relaciones de precio-funcionalidades del mercado. Vale tener en cuenta sin embargo que su precio se ha venido incrementando, acercándose a la media del mercado.
Principal desventaja: su funcionamiento a veces resulta algo inestable, sobre todo para equipos de gran tamaño, o bien cuando la gestión de información a realizar es muy grande. Para equipos de hasta 10-15 personas podríamos pensar que esto no es realmente un punto a considerar.
Sitio web: https://clickup.com
Asana
Otra verdadera plataforma insignia dentro de la categoría de gestión de tareas y proyectos, Asana es sin dudas una de las mejores alternativas a para equipos que están buscando una herramienta intuitiva, y que pueda ser implementada en tan sólo algunos días.
Habitualmente es utilizada por compañías en donde es necesario generar una visibilidad compartida en el avance de tareas en proyectos donde participan diversos perfiles profesionales (y con distinto grado de conocimiento respecto de herramientas del tipo), tales como desarrollo de software. ¿Por qué? Debido a su simpleza, su curva de aprendizaje para los aspectos básicos es realmente corta, y permite así crear una visión integrada entre los equipos con bastante velocidad.
Si bien Asana podía ser considerada como una excelente herramienta "básica" para la gestión de tareas y proyectos no muy complejos, en meses recientes han incorporado un nuevo módulo llamado "Generador de flujos de trabajo de Asana". Esta es la apuesta de la compañía norteamericana para ganar robustez en el mundo de las plataformas para gestión de procesos organizacionales, aunque aún resulta un poco pronto para opinar sobre su fluidez y solvencia.
Rango de precios de planes: de USD 0 a USD 25 por usuario.
Principales ventajas: posiblemente se trate de la mejor herramienta para una gestión simple de tareas y proyectos que esté disponible de forma gratuita en el mercado. Sencilla de utilizar, es realmente intuitiva y está validada no sólo por grandes empresas evaluadoras (#1 en el ranking de herramientas de gestión de proyectos por varios años) sino también por la magnitud de algunos de sus empresas cliente.
Principal desventaja: por el momento al menos, su simpleza parece significar un cierto techo cuando la complejidad que se desea configurar es algo más elevada. Si bien la plataforma posiblemente soporta una gestión de tareas o proyectos con más aristas, lo cierto es que en ese punto deja de ser intuitiva y requiere de algo de imaginación para entender cómo construir los flujos de trabajo: algo que es lógico, si se entiende que está pensada para otro tipo de labores.
Sitio web: https://asana.com/
Wrike
La última herramienta en nuestra revisión es Wrike, una compañía norteamericana con más de 15 años ofreciendo su solución online (un dato nada menor para la industria).
Esta plataforma a diferencia de las anteriores si presenta cierta inclinación hacia una determinada industria (o tipos de equipo) en particular: para agencias de Marketing, Publicidad, Diseño o afines encontrarán en Wrike un nivel de ajuste "de fábrica" difícil de encontrar en el resto. Por supuesto, esto no excluye a las demás alternativas de poder ofrecer una buena solución a estas industrias o equipos, pero para equiparar a esta solución deberás hacer un mayor trabajo de configuración respecto a Wrike.
Con paneles de reportería avanzados (de nuevo, entre los mejores para herramientas de este tipo) y automatizaciones de flujos de trabajo, la convierten en una gran alternativa para equipos que están buscando un grado maduro de gestión del trabajo (o que se enfrentan a la complejidad de esfuerzos remotos).
Rango de precios de planes: de USD 0 a USD +25 por usuario.
Principales ventajas: una herramienta formidable para equipos de Marketing, Diseño y pequeñas empresas de servicios profesionales afines. Sencilla de usar, pero altamente robusta, permite lograr el grado de complejidad que se desee, en un gran abanico.
Principal desventaja: su precio. Aunque a priori los valores parecieran estar dentro de los parámetros de las plataformas tope del segmento, hay que considerar que dentro de su estructura de licenciamiento, Wrike apuesta por la compra "a demanda" de funcionalidades que muchas veces no están incluídas en ninguno de los paquetes que ofrece. Por consiguiente, el precio real a abonar en términos de licencia, pudiera diferir bastante del que un usuario inexperto pudiera esperarse, basado en su tabla de pricing.
Sitio web: https://www.wrike.com/
Conclusiones
Como podrás apreciar, existe una multitud de herramientas de excelente nivel de las cuáles la gran mayoría incluso ofrecen una versión gratuita interesante para comenzar a adentrarse en su uso. Como tal y en este nivel de top mundial es casi imposible hablar de una herramienta como inherentemente mejor que otra; sino que las habrán mejor o peor adaptadas para lo que tu empresa necesita. Además del precio y las funcionalidades, recomendamos tomar en cuenta el grado de facilidad de acceso a los recursos de auto-aprendizaje, soporte de la plataforma y fundamentalmente quién se encargará de su implementación dentro de la empresa. Este punto es crítico para obtener el mejor rendimiento de cualquier herramienta que escojan, y por lo tanto debiera formar parte del mix de criterios a poner sobre la balanza: algunas plataformas un tanto más desconocidas pudieran significar todo un reto en lo que refiere a conseguir asistencia externa de partners o afiliados que puedan encargarse de proveer capacitaciones o implementaciones profesionales.