En la necesidad maratónica de encontrar el mejor software para su empresa, muchos dueños de pymes dejan de lado cuestiones vinculadas a las necesidades reales del negocio, centrándose por demás en las funcionalidades particulares de cada herramienta.
Esto hace que los tiempos de implementacion de software se vuelvan demasiado largos, desgastantes y lo peor es que muchas veces no logran el objetivo, haciendo que los proyectos de este tipo se queden a mitad de camino.
Esto puede deberse a tres motivos:
En este artículo, no hablaremos de softwares que se desarrollaron a medida, sino de cómo implementar herramientas en la nube bajo licencia, para ayudarte en el proceso de transformación digital de tu empresa. Además te compartiremos consejos que desde nuestra experiencia, pueden incrementar significativamente sus probabilidades de éxito si ya están avanzando con la adopción de una nueva plataforma.
La implementación de software es un proyecto orientado a que una empresa adopte una nueva herramienta en sus procesos de negocio. En este sentido, abarca mucho más, (o debería) que la configuración para su funcionamiento, porque el eje central de toda implementación exitosa es asegurarse de que los usuarios verdaderamente utilicen la nueva plataforma de la manera adecuada.
Implementar un software no se vincula únicamente al aspecto "técnico" o duro de la tecnología, sino que involucra a las personas, porque deben recibir capacitación, acompañamiento, resolver sus dudas, etc. para poder hacer un mejor uso de la herramienta y que sea escalable este cambio en el tiempo.
El principal objetivo de una implementación debería ser acortar el tiempo y el esfuerzo que le llevaría a las distintas áreas entender y adoptar una nueva plataforma. Es lo que también se conoce comúnmente como onboarding, es decir, hacer más fluida la transición hacia el manejo de alguna nueva habilidad, en este caso, una herramienta tecnológica.
Como al final del día, la enorme mayoría de las pymes hoy eligen herramientas en la nube, que ya han sido desarrolladas y listas para utilizarse, el desafío de la implementación de software está centrado ahora en que la empresa lo utilice. Una implementación ejemplo debería facilitar este proceso, y evitar que tu negocio tenga "un auto de fórmula 1, estacionado en el garaje".
En términos de mejora de la productividad de los colaboradores y de la eficiencia en general de la empresa, la implementación de un software ofrece múltiples ventajas.
Una de las principales ventajas de contar con una metodología de implementación es la significativa reducción de los tiempos, desde que se compra la licencia del software hasta que finalmente todo tu equipo aprende a utilizarla de la forma correcta o esperable.
Al tener ayuda profesional, puedes explorar con más confianza la herramienta, aprovechando al máximo las funcionalidades que brindan solución directa a las necesidades de tu organización; así como también hacer que tus colaboradores se interioricen en el manejo del software y resolver sus dudas, a medida que lo van conociendo e incorporando en el día a día.
Si tuvieras que implementar la herramienta sin ayuda, probablemente tardarías mucho más tiempo no solo en aprender a utilizarla, sino en ocuparte de capacitar a tu equipo en su uso desde cero, aceptando el hecho de que las personas, tal vez repliquen los mismos errores que podrías haber incorporado involuntariamente, durante tu aprendizaje autodidacta de la plataforma.
Además de acortar los tiempos, implementar una herramienta siguiendo una metodología de base te permite maximizar los beneficios de cada funcionalidad, haciendo que realmente valga la pena la inversión. Toda búsqueda de mejora implica un cambio, una ruptura con la manera tradicional de hacer las cosas.
Por este motivo, el proceso de implementación conlleva abandonar las tareas manuales que no aportan valor y consumen el tiempo de las personas para gestionar de manera gradual la carga de trabajo de tu equipo, aprovechando las principales funciones de automatización, integración, reportes de indicadores y más que ofrece la plataforma, en función de las necesidades del negocio.
Conceder más responsabilidades a alguien de tu equipo que ya tiene bastante con su propia carga de trabajo puede ser demasiado exigido y terminará agregando más distracciones o interrupciones a su rutina. En cambio, una herramienta de software está diseñada para aliviar esta carga, porque permite ejecutar acciones de digitalización y automatización de procesos de manera eficiente, reduciendo considerablemente el error humano.
De esta forma, en lugar de sobrecargar a los colaboradores con tareas repetitivas y poco interesantes, la implementación de un software permite básicamente que las personas puedan enfocarse en lo que es verdaderamente importante para alcanzar los objetivos del día y mejorar el rendimiento general.
A medida que los procesos van mejorando su funcionamiento con el uso de una herramienta, se pone en evidencia un ahorro de dinero importante para la empresa. En consecuencia, la asignación de los recursos estará mejor administrada a partir de la implementación de una herramienta en la nube.
Esto te permite ahorrar dinero en contrataciones, ya que probablemente antes de incorporar una herramienta necesitabas más personas para cubrir ciertas funciones, procesos o tareas que una sola persona no podría cubrir en su horario habitual. Con una plataforma centralizada, tus colaboradores van a mejorar su desempeño laboral, lo que significa que tu compañía también tendrá un crecimiento más solvente, en términos de retorno de la inversión.
En otros sitios web, es factible que encuentres otros pasos, pero en nuestra experiencia desde Crentio implementando software en la nube en empresas pyme, aprendimos que la mejor estrategia es tener un método sencillo, pero altamente enfocado en la parte humana.
Contrariamente a lo que se pueda suponer, configurar los softwares es la parte más sencilla: la parte difícil es hacer que las personas verdaderamente lo usen; por esta razón, tener un paso a paso de implementación de software es clave:
El primer paso en la implementación de software es el relevamiento de los procesos actuales de tu compañía, a fin de analizar en una suerte de "diagnóstico médico" el estado en que se encuentra para identificar posibles problemas o puntos de dolor.
Los relevamientos se realizan justamente para detectar estos problemas o cualquier ineficiencia que podría estar perjudicando en mayor o menor medida a la organización. Frente a un cambio relevante, saber si los procesos funcionan bien es un paso necesario para que la adopción y adaptación de la tecnología sea exitosa.
Luego de obtener este relevamiento de tus procesos y asegurarte de que son claros y funcionan bien, el paso siguiente es configurar la plataforma, en función de la carga de trabajo de la empresa, número de usuarios o colaboradores del equipo que la utilicen y diseño de los procesos.
La configuración inicial va a responder a las necesidades que tenga tu compañía al momento de la implementación, pero podrás realizar los ajustes correspondientes, a medida que la carga operativa vaya aumentando y se sumen más personas al equipo. Funciones de análisis predictivo e inteligencia artificial pueden ser muy importantes para mejorar los resultados de las tareas.
Una vez que ya está configurada la plataforma, es momento de capacitar a las personas y usuarios involucrados para que la aprendan a utilizar. Mientras dura este proceso de adopción de la herramienta, también se harán las pruebas necesarias del software, para garantizar que cumple con las expectativas tras la implementación e identificar qué tipos de ajustes serán requeridos hasta lograr la solución integral esperada.
Este paso debe iniciarse gradualmente para avanzar de la teoría a la práctica. Puedes empezar, en primer lugar, con una porción reducida de usuarios, o de casos/procesos. Pero al final del día, la consigna es realizar un cambio progresivo, en donde puedas ajustar la transición antes de pasar 100% a la nueva plataforma.
¿Por qué esto es necesario? Porque si se produce un error durante el proceso de implementación por no incluir pruebas de que la herramienta se adapta bien a los procesos, puede ser riesgoso y generar gastos imprevistos.
Precisamente las pruebas de funcionamiento permitirán habilitar ajustes durante el proceso de implementación, lo que evitará llegar al final y darse cuenta que la herramienta no brinda el soporte adecuado a los procesos, si no se realizaron las pruebas pertinentes. Generalmente, tras cada prueba, el grado de ajuste debería disminuir, porque se pondrán en evidencia mejoras progresivas hasta lograr el nivel de funcionamiento deseado o requerido.
Finalmente, y luego de haber completado la implementación del software, resta acompañar a los usuarios y colaboradores que usarán la plataforma en su proceso de aprendizaje y adaptación al cambio, respondiendo todas sus dudas e inquietudes relacionadas al manejo eficiente y mantenimiento de software.
Normalmente, al principio será necesario un acompañamiento y seguimiento más regular, hasta que las personas se manejen con fluidez y confianza dentro de la plataforma. Después de lograr esto, el soporte puede ser más esporádico, reservado a consultas o problemas de carácter específico que deban resolverse sí o sí. En definitiva, es la implementación de software ejemplo significativo del crecimiento y evolución de un negocio.
Frente a la necesidad de implementar una herramienta, la mayoría de las empresas se enfrentan al dilema de buscar ayuda externa de un consultor o implementarla de manera autónoma. En nuestra experiencia, a menos que te dediques a la programación o tengas una notable habilidad técnica en desarrollo e implementación de softwares, lo más recomendable es siempre contar con los servicios de una consultoría de negocios para cualquier proyecto de implementación de software en una empresa.
A continuación, te contaremos por qué implementar una herramienta por tu cuenta no es la mejor idea.
Muchas veces, la opción de hacerlo uno mismo obedece a la necesidad de ahorrar costos. Sin embargo, esto no compensa la falta de experiencia en el rubro implementación de softwares en general, porque lo que ahorres en pagarle a un consultor o partner lo terminarás pagando en tiempo de aprendizaje en el manejo de la herramienta, incluso en cursos, seminarios y tutoriales que generalmente exigen un mínimo de inversión.
Esto, sumado al tiempo de adopción y luego al tiempo de adopción de tus colaboradores, sin dudas, implicará un costo demasiado elevado solo para obtener resultados a largo plazo.
Puede suceder también que conozcas un software porque alguna vez lo manejaste o bien alguien de tu equipo ya utilizó ese mismo software en un trabajo anterior y suponen que adoptarlo en tu pyme será sencillo gracias a ese mínimo acercamiento que ya tuvieron con la herramienta en el pasado.
Si bien esto puede ser beneficioso, no es suficiente para garantizar un buen plan de implementación de un proyecto de software efectivo en un tiempo conveniente, porque incluso con algo de conocimiento de la herramienta, es probable que aun te falte expertise suficiente para alcanzar los mismos resultados que si lo hiciera un experto en la materia, como lo es un consultor externo.
¿Quién realiza la implementación de software? Aunque el primer impulso, a la hora de implementar un software sea que la misma empresa se encargue de resolverlo a puertas cerradas, la realidad está demostrando que las opiniones y consejos de un consultor externo suelen ser mejor recibidas, porque se trata de alguien que "tiene el conocimiento" necesario para impulsar el cambio de una manera segura, sin riesgo y en el menor tiempo posible.
Además, un consultor externo no manifestará intereses ajenos a los aranceles por su trabajo, a diferencia de un integrante de tu organización, que sí podría pretender algo a cambio de su "ayuda" para la transformación digital de tu compañía.
Ahora bien, si finalmente tomas la decisión de contratar a un consultor externo, todavía puedes llegar a tener cierta reticencia de parte de algún sector de tu personal que no está muy cómodo o alineado a la idea de tecnologizar la empresa.
En este punto, la ayuda externa puede ser sumamente útil para vencer la resistencia al cambio, y esto no es menor, porque lo reiteramos, lo más difícil es lograr que las personas adopten el nuevo software, confíen, y se olviden o dejen atrás la manera de trabajar, que durante tiempo les funcionó bien en el pasado. La clave está en que noten con la experiencia utilizando la herramienta que pueden trabajar mucho mejor y más rápido que insistiendo con el Excel.
Implementar una herramienta de software puede requerir de 4 a 6 meses, lo que representa un plazo razonable, en nuestra experiencia, para una implementación promedio en la nube. Ya hemos aclarado aquí y en otros artículos que la aplicación de tecnología en cualquier empresa debe ser gradual, porque el software debe alinearse a los procesos, estructura y personas; aunque, si un proceso está mal diseñado, lo más lógico es impulsar la mejora para que la implementación de la herramienta tenga sentido.
Sin embargo, también el tiempo de implementación va a depender de otros factores:
A lo largo de este artículo, hemos hablado de lo que entendemos por implementación de software, sus principales beneficios, los pasos para aplicarla en tu pyme, por qué es recomendable buscar a un consultor externo, y cuánto dura una implementación promedio.
Como empresa especialista en implementacion de software, buscamos allanarte el camino para que conozcas el abanico de posibilidades que se abren cuando decides incorporar una herramienta para montar tu proyecto o procesos de negocio en una herramienta digital.
Con nuestra ayuda, implementa software de sistemas informáticos de manera exitosa en pocos meses (usualmente nuestras implementaciones duran unos 4-6 meses) y aún mejor: comenzar a notar los primeros resultados de la mejora mucho antes de lo previsto. Agenda una reunión con nosotros para llevar la teoría a la práctica.