Stream Scheme es una empresa dedicada a la creacion de contenido y al apoyo de creadores de contenido en plataformas de transmisión en vivo como Twitch y Facebook Gaming. Comenzó como un pequeño proyecto entre amigos apasionados por esta actividad creativa y la ayuda a otros a hacer lo mismo. Su objetivo principal es proporcionar guías detalladas y tutoriales para ayudar a los aspirantes a streamers a navegar por el mundo del streaming en vivo.
Este es un caso de implementación exitosa de SmartSuite en Stream Scheme, en donde nos contarán cómo surgió la iniciativa de su negocio basado en la creación de contenido, su rápida expansión en el mercado, apertura de nuevos proyectos, los principales desafíos a la hora de implementar una herramienta de gestión y cómo SmartSuite se convirtió en la solución que necesitaban para continuar en la senda del éxito.
Hace 20 años, al preguntar a un grupo de niños qué querían ser cuando crecieran, a menudo se obtenía la respuesta "bombero" o "maestro". Si haces esa misma pregunta a los jóvenes de hoy, es más probable que respondan "YouTuber" o "streamer".
Nuestra empresa, Stream Scheme, comenzó como un pequeño proyecto entre amigos que compartían la pasión por crear contenido y ayudar a otros a hacer lo mismo. Observamos que las plataformas de streaming como Twitch y Facebook Gaming estaban creciendo rápidamente en popularidad, y queríamos ayudar a los creadores aspirantes a navegar por el complejo mundo del streaming en vivo.
Para lograr esto, creamos guías y tutoriales detallados para plataformas de transmisión en vivo en nuestro blog y canal de YouTube. Ambos medios ganaron rápidamente tracción, y tuvimos más de un millón de lectores mensuales un año después de nuestro lanzamiento.
A medida que nuestra audiencia crecía, comenzamos a recibir solicitudes de coaching y apoyo personalizado. Vimos una oportunidad para ayudar a los creadores a un nivel más profundo y, por lo tanto, comenzamos a ofrecer servicios de coaching a aquellos que querían hacer una carrera del streaming en vivo.
Para mantenernos a la vanguardia, comenzamos a invertir en nuevos proyectos, principalmente en forma de sitios web destinados a ayudar a los creadores a hacer crecer sus audiencias y construir sus marcas en estas plataformas emergentes. Esto requirió la construcción de un equipo y las herramientas adecuadas para seguir nuestro progreso y gestionar a los nuevos empleados.
Encontrar las herramientas adecuadas fue difícil, y tratar de obtener todos los datos necesarios para alcanzar nuestras métricas de tráfico y objetivos deseados fue una tarea enorme. Incluso con integraciones a través de Make.com, hubo varias ocasiones en las que aún necesitábamos clasificar manualmente datos en dos o más plataformas para encontrar los resultados que buscábamos, lo que nos hacía menos eficientes en general.
Como una empresa relativamente nueva en la industria del gaming con un fuerte enfoque en la educación, recibíamos constantemente propuestas de marcas que querían que revisáramos o promoviéramos sus productos y servicios. Con el tiempo, también aumentamos nuestro propio alcance y comenzamos a establecer redes con otros gerentes de marca en el nicho. Necesitábamos construir efectivamente un índice de marcas y contactos mientras también enlazábamos a páginas de nuestro sitio web relevantes para cada uno.
Si bien hay CRM y sistemas de gestión de tareas fabulosos en el mercado, no siempre se integran bien entre sí, y al comprarlos (o suscribirse a ellos) por separado, los costos comerciales aumentan. No había una forma real de rastrear cosas de CRM junto con el trabajo que hacíamos en los sitios web. Los correos electrónicos/contratos/notas de reuniones se mantenían por separado y se integraban más tarde (o se olvidaban por completo), creando más trabajo.
Para organizar nuestra creación u optimización de contenido, creamos plantillas en ClickUp, que eran la mejor opción disponible para nosotros en ese momento. Sin embargo, las plantillas seguían siendo voluminosas y parecían desorganizadas a menos que copiáramos/pegáramos manualmente cosas en varios lugares. Esto se agravaba cuando necesitábamos tener algunos datos que solo fueran vistos por ciertas personas.
También usábamos subtareas, pero aún necesitábamos constantemente buscar en un sistema lento y con errores. Esto dificultaba encontrar la información que necesitábamos, especialmente cuando surgían nuevas preguntas y teníamos que revisar datos pasados y crear manualmente nuevas formas de verlos. Las plantillas no se "actualizaban" en las tareas ya creadas, lo que significaba trabajo extra para corregir las cosas.
Al comenzar a contratar personas, necesitábamos una forma de rastrear el tiempo que dedicaban a los proyectos (y su tiempo semanal en general). El seguimiento de tiempo de ClickUp era problemático y tardaba en cargarse (o no funcionaba en absoluto en algunas computadoras), por lo que también necesitábamos usar otro rastreador de tiempo y elegimos Clockify. Clockify se suponía que nos permitiría buscar tareas específicas para ver cuánto tiempo tomaba una tarea específica (incluso si el empleado comenzaba y detenía la tarea varias veces), pero esto rara vez funcionaba, lo que significaba que necesitaríamos revisar manualmente los registros y sumar el tiempo si había alguna discrepancia.
Mientras continuábamos creciendo, buscaba frecuentemente formas de implementar mejores sistemas y agilizar nuestros procesos de trabajo. Traté de superar nuestras limitaciones mientras mantenía la esperanza de encontrar una mejor manera. En septiembre de 2022, comencé a probar varias otras herramientas de gestión de sistemas y me frustré al darme cuenta de que ClickUp seguía siendo la mejor opción para nosotros.
Eventualmente, dejé de buscar y continué ajustando nuestras plantillas de ClickUp para hacerlas más eficientes. Un día, Layla de Process Driven publicó un video hablando sobre SmartSuite. Lo vi y decidí investigar más sobre el programa. Rápidamente me di cuenta de que podíamos configurar plantillas y alterarlas según fuera necesario en el futuro sin tener que copiar/pegar tanto como hacíamos.
También revisé su Canny Roadmap y me di cuenta de que estaban implementando muchas otras características que necesitaríamos, como un mejor seguimiento del tiempo. Después de probarlo, comenzamos a hacer el cambio.
Configuramos un sistema que no solo rastrea el progreso en cada nuevo proyecto, sino que también rastrea fácilmente métricas como palabras por hora, cuánto cuesta un artículo, cuánto tiempo estimamos que debería tomar, y más. Lo mejor de todo es que podemos hacer esto sin una auditoría manual ni comparando métricas una al lado de la otra.
SmartSuite nos permite editar permisos de campo en cualquier registro para determinar quién debería poder ver o editar el campo. Si bien esto era posible de algunas maneras en ClickUp, para cualquier cosa de formato largo, necesitaríamos crear diferentes subtareas o diferentes canales para almacenar la información, y no siempre era fácil ver la información que necesitábamos rápidamente. Ahora, podemos mantener todos los datos en un solo lugar sabiendo que los datos confidenciales están seguros.
También podemos anidar datos específicos bajo divisores, lo que nos permite encontrar rápidamente la información que buscamos y facilita que nuestros empleados encuentren información específica. A medida que se procesa el trabajo, hay varios módulos de seguimiento de tiempo en cada tarjeta para saber exactamente cuánto nos costó escribir, editar y subir un artículo en lugar de no saber exactamente cómo se desglosó.
En cuanto a nuestro CRM, hemos podido "reconstruirlo" dentro de SmartSuite y tenerlo conectado con nuestro contenido. Si un redactor menciona otra marca, la añade al informe a través del módulo "Link to Other Records". En ese punto, filtramos estas marcas según la frecuencia con la que se han mencionado en nuestro sitio, si tienen programas de afiliados, cuánto tráfico obtienen nuestras páginas que las mencionan, y más. Esto nos ha permitido encontrar nuevas oportunidades de asociaciones y monetización sin trabajo "extra" de nuestra parte, manteniendo todo controlado en un solo lugar.
SmartSuite también está trabajando en un centro de comunicación donde pronto podremos enviar fácilmente mensajes a clientes desde dentro del sistema sin tener que salir de él. Los socios potenciales pueden escribirnos de vuelta, y sus respuestas aparecerán dentro de SmartSuite, eliminando la necesidad de copiar respuestas. También han lanzado su versión alfa de un creador de páginas donde eventualmente podremos facturar fácilmente a los socios o enviarles datos necesarios sin tener que copiar la información a otro programa.
Otro aspecto importante de nuestro negocio es la formación y los SOP. Cuando contratamos a alguien nuevo, queremos integrarlo en nuestro sistema de manera rápida y eficiente. No solo pudimos configurar fácilmente una sección para la formación y los SOP, sino que también los integramos en nuestras tareas.
Por ejemplo, los artículos ocasionalmente se suben a nuestros sitios de diferentes maneras, dependiendo de su tipo. Para facilitar que nuestros encargados de subir artículos recuerden qué proceso seguir, configuramos una fórmula en el campo de botones para llevarlos al SOP correcto según la categoría del artículo. Después de la configuración inicial, no hemos tenido que pensar en asegurar que nuestros trabajadores tengan la información correcta para cada tarea nuevamente. Esto ha prevenido errores que encontrábamos anteriormente y ha hecho más fácil que nuestros trabajadores siempre tengan la información que necesitan.
Desde que cambiamos de ClickUp a SmartSuite, hemos podido detectar proyectos que están cerca de superar el presupuesto más rápidamente, ahorrando a nuestra pequeña empresa cientos de dólares por semana.
Además, hemos notado que el tiempo para completar algunos de nuestros procesos ha disminuido, a veces hasta en un 30%, aumentando la productividad mientras nos mantenemos más organizados que en años.
Nuestro personal es más consciente de lo que necesita hacerse en todos los proyectos y puede ver fácilmente cuáles son las prioridades semanales que aún necesitan atención. Esto también ha fomentado una mejor comunicación dentro del equipo. Uno de ellos recientemente escribió lo siguiente:
Hay más eficiencia al buscar y rastrear información, y podemos hacerlo con muchos menos clics y comparaciones que en el pasado. También no tenemos que lidiar con tantos programas ejecutándose en segundo plano.
En Stream Scheme, ¡SmartSuite ha sido un verdadero cambio de juego! Hemos dejado atrás los obstáculos que solían impedirnos alcanzar nuestros objetivos comerciales. Ahora podemos rastrear el progreso de cada proyecto con precisión y monitorear métricas clave de rendimiento de manera rápida y sencilla. Además, la colaboración entre los miembros del equipo es más efectiva que nunca, y todas esas tediosas tareas manuales ahora están integradas en un sistema integral. En resumen, esto nos permite maximizar la eficiencia en toda la empresa, lo cual nos entusiasma para lo que nos depara el futuro.
Si tú también quieres vivir una experiencia similar de crecimiento y mejora del proceso de creación de contenido, agenda una reunión con nosotros para que podamos ayudarte a implementar SmartSuite de forma exitosa.