A simple vista, puede parecer fácil: armás un par de tableros, cargás tareas, sumás al equipo… y listo. Pero la verdad es que implementar monday.com sin revisar cómo se trabaja hoy es una receta bastante segura para que la herramienta no se use, o se use mal.
No alcanza con digitalizar el desorden. Si querés que monday.com realmente te ayude a ordenar procesos, escalar el trabajo y mejorar la coordinación entre equipos, hay varias cosas que conviene tener claras desde el principio.
Acá te compartimos algunas de las más importantes.
Muchas veces, cuando una empresa decide empezar a usar monday.com, la conversación arranca así:
— Queremos dejar de usar Excel. Ya no nos sirve.
— Necesitamos más visibilidad de lo que está pasando en los equipos.
— Cada uno lleva sus cosas por su cuenta y ya no podemos seguir así.
Perfecto. La necesidad está clara. Pero después, cuando se avanza con la implementación, no es raro que aparezcan frustraciones:
— La gente no lo usa.
— Se quejan de que es una herramienta más.
— Dicen que es un Excel lindo.
Y ahí aparece la desilusión. Porque monday.com podría haber sido una solución real para ordenar el trabajo, pero terminó siendo un “proyecto fallido” más.
¿Qué pasó en el medio?
Uno de los errores más comunes es creer que implementar monday.com es simplemente replicar lo que ya hacés… pero online.
Y si lo que ya hacés es desordenado, no está claro, o depende de que una o dos personas lo tengan todo en la cabeza, no importa cuánto lo digitalices: vas a seguir corriendo atrás de los problemas.
Antes de armar el primer tablero, hay que entender qué se quiere ordenar, cómo se trabaja hoy, y cuál sería una mejor manera de hacerlo. Recién ahí tiene sentido pensar en cómo traducir eso a monday.com.
Hay estructuras que parecen funcionar cuando el equipo es chico, cuando todo se resuelve con una charla rápida, o cuando la persona que lleva el control tiene buena memoria y está en todo.
Pero cuando la empresa crece, o se incorporan nuevas personas, esas estructuras empiezan a crujir. Aparecen los errores, los olvidos, la falta de seguimiento.
Ahí es cuando monday.com puede ser clave, pero no como un salvavidas, sino como una herramienta que acompaña una forma de trabajo más ordenada y sostenible.
No se trata de “usar la herramienta” porque sí. Hay que tener claro qué necesidad concreta estás queriendo resolver.
¿Querés mejorar la planificación de proyectos? ¿Tener más visibilidad del estado de las tareas? ¿Unificar la gestión comercial? ¿Evitar reprocesos entre áreas?
Además, ¿para quién estás resolviendo esto? ¿Para los líderes? ¿Para el equipo operativo? ¿Para clientes internos o externos?
Las respuestas a estas preguntas te van a ayudar a priorizar qué procesos digitalizar primero y qué tableros tienen más sentido.
Antes de implementar, es clave entender cómo se hace hoy el trabajo.
Aunque sea un caos, aunque cada uno lo haga diferente, aunque haya cosas que nadie sepa explicar bien: ese es el punto de partida.
Tenés que mapear el flujo actual: qué información se necesita, quién hace qué, dónde se toman decisiones, qué se aprueba, qué se olvida, dónde se pierde tiempo.
Con eso sobre la mesa, podés pensar cómo rediseñarlo para que funcione mejor, y recién después ver cómo llevarlo a monday.com.
Implementar software no es algo que pasa “por sistemas” o por una consultora externa. Es un proceso de cambio que tiene que involucrar a las personas que realmente usan la herramienta en el día a día.
Eso no quiere decir que todos tengan que opinar sobre todo, pero sí que es importante que los equipos se sientan parte, entiendan el para qué y vean valor en lo que están usando.
Si la herramienta se impone “de arriba”, sin diálogo, es probable que no se use. Y si se abre sin foco, es probable que no se cierre nunca.
Monday.com tiene muchísimas funcionalidades. Podés automatizar tareas, generar recordatorios, integrar con otras herramientas, armar dashboards… pero no hace falta usar todo desde el principio.
De hecho, cuanto más complejo lo hacés al inicio, más difícil va a ser que el equipo lo adopte.
Es mejor empezar por lo esencial: ordenar un flujo clave, automatizar tareas simples pero repetitivas, evitar errores comunes. Y después, ir sumando capas de complejidad a medida que el equipo se adapta.
Un error común es pensar que la implementación es un proyecto “con principio y fin”, y que después se sostiene solo.
Pero como toda herramienta de trabajo, necesita mantenimiento, ajustes y seguimiento.
¿Quién va a encargarse de revisar los tableros? ¿Quién va a asegurarse de que la información esté bien cargada? ¿Quién va a capacitar a los nuevos ingresos?
No hace falta que sea un rol full-time, pero sí tiene que estar claro quién tiene la responsabilidad de que el sistema siga funcionando bien.
Es una herramienta muy potente, sí. Pero sigue siendo una herramienta.
Si el proceso que tenés es confuso, si la información no está clara, si nadie se hace cargo del seguimiento… eso no lo va a resolver ningún software.
La diferencia entre una buena implementación y una frustración más, muchas veces está en cómo preparás el terreno antes de implementar.
Y eso requiere tomarse un tiempo para mirar cómo se trabaja hoy, hablar con los equipos, priorizar lo que realmente importa y acompañar el cambio con intención.
Más claridad para todos: Cada persona sabe qué tiene que hacer, cuándo, con qué información, y qué está esperando el otro.
Menos tiempo perdido en seguimientos: No hace falta perseguir a nadie para saber cómo va una tarea. Lo ves ahí mismo.
Menos errores por descoordinación: Cuando los procesos están claros y la información se centraliza, bajan muchísimo los reprocesos.
Más autonomía para los equipos: La herramienta no solo organiza, también empodera: cada uno puede tomar decisiones con más contexto.
Mejor base para escalar: Si mañana se suma gente nueva, si el equipo crece, si cambia la forma de trabajar, ya hay un sistema sólido que acompaña.
Antes de pensar en qué tablero vas a armar, pensá qué problema querés resolver, qué parte del proceso te duele más hoy, y qué pasaría si eso estuviera resuelto.
A partir de ahí, monday.com deja de ser un “Excel bonito” y empieza a ser una herramienta que realmente transforma la forma en que trabajás.
¿Querés ayuda para implementar monday.com desde el proceso y no solo desde la herramienta?
Eso hacemos todos los días.