En el mundo de la gestión de proyectos, especialmente en agencias de marketing, la capacidad de programar tareas recurrentes es esencial para mantener la eficiencia y la organización del equipo. La implementación de proyectos recurrentes no solo facilita la distribución equitativa de la carga de trabajo, sino que también permite un seguimiento preciso del tiempo dedicado a cada tarea.
Utilizando herramientas avanzadas como SmartSuite, las agencias pueden optimizar sus flujos de trabajo mediante la creación de plantillas de tareas basadas en el tipo de proyecto, asegurando así una asignación y seguimiento del tiempo más efectivos.
Este artículo explora cómo las agencias de marketing están utilizando SmartSuite para crear proyectos recurrentes con tareas prediseñadas para una mejor redistribución de la carga de trabajo. Para facilitar la comprensión, hemos incluido un video explicativo, cuyas ideas más relevantes iremos desglosando a continuación.
¿Qué entendemos por carga de trabajo?
La carga de trabajo hace referencia a la cantidad y complejidad de las tareas asignadas a un individuo o equipo en un período determinado. A menudo, se confunde con la saturación del trabajo. No obstante, la carga de trabajo implica una evaluación más equilibrada y estratégica de las responsabilidades laborales.
Entendiendo los fundamentos de la carga de trabajo
Se trata de un concepto que implica la cuidadosa distribución de responsabilidades para garantizar un rendimiento óptimo. A menudo, se asume erróneamente que la carga de trabajo se mide únicamente por la cantidad de tareas asignadas, sin embargo, su complejidad radica también en la naturaleza de estas tareas y cómo se estructuran a lo largo del tiempo.
¿Qué puede hacer SmartSuite para alivianar la carga de trabajo de tu equipo?
A través de vistas y campos relacionados con el tiempo, se puede asignar y rastrear de manera eficiente el tiempo del equipo, garantizando que cada miembro del equipo sepa exactamente en qué trabajar y cuánto tiempo dedicar a cada tarea. Este enfoque no solo genera una mejora de productividad, sino que también proporciona una visión clara y detallada de cómo se está utilizando el tiempo del equipo, permitiendo ajustes y mejoras continuas en la gestión del proyecto.
¿Cómo programar tareas para proyectos recurrentes desde SmartSuite?
Este Showcase muestra cómo las agencias de marketing están utilizando SmartSuite para crear proyectos recurrentes con tareas prediseñadas según el tipo, y a partir de ahí, usar vistas y campos relacionados con el tiempo para asignar y rastrear de manera efectiva el tiempo de su equipo.
Capítulos del video:
- 0:00 Introducción del Showcase
- 1:36 Proyectos recurrentes
- 3:13 Ejemplo de tareas prediseñadas
- 4:40 Programación del tiempo para los miembros del equipo
- 6:36 Seguimiento del tiempo
- 6:59 Conclusión del Showcase
Detalles del video:
Introducción y resumen
Generalmente, tenemos proyectos que están vinculados a tareas. Un proyecto puede tener múltiples tareas. También tenemos las solicitudes de trabajo para los proyectos y los clientes y contactos de esos proyectos.
- Introducción a los proyectos recurrentes, tareas prediseñadas y programación del tiempo para las tareas.
- Aplicabilidad del proceso a cualquier negocio en cualquier industria.
Solución de showcase de agencia de marketing
- Exploración de la solución de showcase de agencia de marketing en la página principal de SmartSuite.
- Resumen de proyectos, tareas, solicitudes de trabajo, clientes y contactos.
Proyectos recurrentes
- Explicación de proyectos recurrentes que ocurren mensualmente o semanalmente.
- Disparador para proyectos recurrentes basado en un campo de fórmula.
- Creación de nuevos proyectos utilizando automatización y datos de proyectos anteriores.
Ejemplo de tareas prediseñadas
- Creación de tareas basadas en tipos de proyectos (por ejemplo, proyectos de redes sociales o de retención).
- Visualización de tareas prediseñadas vinculadas a tipos específicos de proyectos.
Programación del tiempo para los miembros del equipo
- Asignación de trabajo y gestión efectiva de la carga de trabajo del equipo.
- Agrupación de tareas por miembros del equipo y utilización de campos de fórmula para calcular el tiempo.
- Suma del tiempo asignado utilizando pies de columna para rastrear el tiempo total asignado.
Seguimiento del tiempo
- Seguimiento del progreso del trabajo y del tiempo dedicado a las tareas.
- Uso del registro de seguimiento del tiempo para registrar las entregas de trabajo y calcular el tiempo total.
- Cobro a los clientes basado en el tiempo dedicado y el tipo de tarea.
¿Cómo utilizar las automatizaciones de SmartSuite para eficientizar la carga de trabajo?
Crea una automatización de proyectos recurrentes y cuando un registro coincida con la condición donde ese campo de fórmula cambia de uno a cero, vas a crear un proyecto que va a extraer información de ese proyecto anterior para transferirla en el nuevo proyecto. Esta es una excelente manera de programar proyectos recurrentes e incluso tareas que se presentan al comienzo de cada mes o al comienzo de cada semana. Si deseas crear tareas recurrentes que aparecen a mitad de semana o a mitad de mes, te recomendamos que revises el desencadenante de tiempo programado que te permite crear proyectos o tareas recurrentes en un intervalo establecido en ciertos días de la semana a ciertas horas y a partir de una fecha determinada.
Tareas de producción
Si abres un registro, podemos ver que una vez más tenemos la información general en la parte superior, a quién está asignado, quién está revisando o extrayendo el cliente utilizando un campo de búsqueda del proyecto y tenemos el tipo de tarea. Podemos bajar y ver que tenemos solicitudes de trabajo, también tenemos tiempo y estimaciones que vamos a ver en un momento, subtareas y luego contenido y entregables.
¿Por qué es importante SmartSuite para programar tareas de proyectos recurrentes?
Programar tareas en tus proyectos recurrentes es sumamente importante justamente para encontrar ese equilibrio en la carga de trabajo que nos permitirá ser más eficientes y disfrutar más de lo que hacemos sin estar agobiados. Estas son las principales ventajas.
Automatización
Permite la creación automática de proyectos y tareas recurrentes basados en intervalos de tiempo específicos, como semanal o mensualmente, lo que ahorra tiempo y reduce el error humano.
Eficiencia
Al usar plantillas de tareas prediseñadas, se asegura que todas las tareas necesarias se incluyan y se asignen de manera adecuada cada vez que se crea un proyecto recurrente.
Gestión de carga de trabajo
Facilita la programación y asignación de tareas al equipo, permitiendo una mejor distribución del trabajo y asegurando que las cargas de trabajo sean equilibradas y manejables.
Seguimiento de tiempo
Proporciona herramientas para rastrear el tiempo dedicado a cada tarea, lo que ayuda a monitorear el progreso y alcanzar una gestión del tiempo mucho más efectiva.
Adapta la carga de trabajo a tus necesidades con SmartSuite
La programación de tareas para proyectos recurrentes es una estrategia esencial para gestionar eficientemente la carga de trabajo de un equipo, especialmente en las agencias de marketing. SmartSuite se presenta como una herramienta eficaz en este aspecto, permitiendo la creación de proyectos recurrentes con tareas prediseñadas y la utilización de vistas y campos relacionados con el tiempo para una asignación y seguimiento precisos del tiempo del equipo.
A través de la implementación de estas técnicas, las agencias no solo pueden mejorar la organización y la eficiencia de sus operaciones, sino también proporcionar un mejor servicio a sus clientes. La capacidad de automatizar la creación de proyectos, asignar tareas de manera equitativa y rastrear el tiempo dedicado a cada actividad asegura que los equipos puedan cumplir con sus objetivos de manera más efectiva y sin contratiempos.
El uso de SmartSuite para gestionar proyectos recurrentes ofrece una solución completa que abarca desde la planificación hasta el seguimiento y la evaluación del rendimiento, transformando la forma en que las agencias de marketing manejan sus operaciones diarias. Si tú también quieres lograr una mejor gestión de la carga de trabajo de tu equipo implementando esta plataforma, agenda una reunión con nosotros para que podamos ayudarte.
